Anpassa ert kontor efter beläggningsgrad
I kölvattnet av pandemin ekar många stora kontorsytor fortfarande tomma. Antingen helt tomma, halvt tomma, eller tomma en dag för att vara fullsatta nästa dag. Hur ska man egentligen tänka och agera som företagsledare i ett klimat där kontoret används annorlunda på daglig- och veckobasis?
I det här blogginlägget kommer vi skriva om beläggningsgrad på kontoret. Vad det är, varför man behöver hålla koll på det, hur man håller kan hålla koll på det och vilka alternativ det finns för att möta en osäker eller fluktuerande beläggning.
Vad är beläggningsgrad?
Beläggningsgrad är ett uttryck som används i många olika sammanhang, det vi kommer fokusera på här och nu är beläggningsgrad på kontor. Med det menar vi hur många av ett företags anställda som är på kontoret, delat med hur många arbetsplatser det finns där.
Säg således att ett företag har 50 arbetsplatser på sitt kontor, men endast har 30 anställda som faktiskt kommer till kontoret dagligen, så ger det en beläggningsgrad på 60%. 30/50 = 60%.
Hur beräkna vilken beläggningsgrad man har på sitt kontor?
Här följer några tips för att ta reda på, och hålla löpande koll på kontorets beläggning och användande.
- Bokningssystem: Genom att införa ett bokningssystem för de arbetsplatser man har, kan man garantera att de som bokar plats får en. Det finns en mängd olika verktyg och lösningar för detta.
- Medarbetarundersökning: Genom att undersöka och fråga sina medarbetare kan man ta reda på hur och när kontoret används. Detta kan vara särskilt användbart för företag som behöver personal på plats även kvällar och helger.
- Tekniska lösningar: Det finns ett gäng olika tekniska lösningar för större företag för att mäta väldigt exakt hur kontoret används. Allt ifrån vilka stolar som används till hur flödet i lokalen ser ut. Dessa kan med fördel även användas för att se hur många som är på kontoret på vecko- eller månadsbasis.
Det bästa är förstås att göra en kombination av allt detta för att kunna ha stenkoll på precis hur kontoret används.
När man utvärderar kontorets beläggning löpande är det viktigt att använda samma metodik för att kunna följa resultatet över tid.
Fördelar med att bevaka sin beläggningsgrad
Det finns i princip bara fördelar att hålla koll på vilken beläggningsgrad man har på sitt kontor, då det finns en rad åtgärder man kan ta för att gynna produktivitet och sänka kostnader förknippat till hur kontoret används.
- Kostnadsreducering: Om man har en låg beläggningsgrad, eller vet att man kommer att få, kan man med fördel minska den kontorsyta man betalar för. Läs mer om hur stort ert kontor behöver vara.
- Förbättrad arbetsmiljö: Vare sig man har för hög eller för låg beläggningsgrad, är det viktigt att man har ett kontor som möter den efterfrågan som finns. Ett för trångt kontor hämmar produktivitet och energi, medan ett för luftigt kan upplevas rent av tråkiga att vara på, utöver att kosta onödiga pengar.
- Optimera arbetsplatserna: Detta är förvisso en bonus-effekt av att mäta sin beläggningsgrad, och beror på hur man mäter kontorets beläggning, men med hjälp av olika tekniska lösningar kan man se precis vilka stolar och bord som används, och således optimera kontoret därefter.
Här kan du läsa mer om hur det går till att minska sitt kontor - och få en bättre produkt.
Vad kan man göra åt en låg eller hög beläggningsgrad på kontoret?
Som svar på det traditionella kontoret med 3-5 års avtal, är vi starka förespråkare av flexibla avtal och skalbara kontorsytor. För detta arbetar vi med kontorshotell och coworking, som växte i utbud och populäritet snabbt redan innan pandemin, men fick en ordentlig skjuts av alla företag som tvingades skala ner sina kontorsytor under en obestämd tid. Den obestämda tiden gjorde de korta flexibla avtalen attraktiva, och den osäkra beläggningsgraden på kontoren gjorde skalbarheten och all den extra yta man får hos ett kontorshotell till en perfekt lösning för företag som behövde tillgång till ett kontor under pandemin.
På ett kontorshotell hyr man oftast ett eget kontor fördelat över så många rum man behöver, anpassat för så många man beräknar vara på kontoret dagligen en vanlig vecka. Därefter kan man hyra medlemskap för så många antal anställda man är som behöver kunna komma till kontoret. När väl alla är på plats finns lounger, mötes- och konferensrum och skrivbord i öppna ytor som samtliga med medlemskap kan nyttja. Med medlemskapen ingår givetvis all service som annars finns att tillgå på kontorshotellet, som t.ex. frukost, kaffe/te, mötesrum och arbetsplatser i öppna ytor.
På kontorshotell och coworking kan man hyra övriga ytor som komplement till sen egen kontorsyta, som t.ex. konferensrum. Det innebär att man inte behöver betala för ett större kontor för att få plats med ett konferensrum för det där mötet man har en gång i månaden när alla är på plats - det räcker att man bokar det och betalar vid behov.
Ett vanlig bransch som historiskt sett alltid haft en fluktuerande beläggning på sina kontor är olika konsultföretag. Läs gärna vår omfattande guide kring hur man ska tänka kring kontor som konsultföretag, där vi också går in på många av de ämnena vi går igenom här.
Avslutningsvis vill vi lämna er med att det är viktigt att hålla koll på sin beläggningsgrad. Fördelarna är betydligt större än nackdelarna, och kan på lång sikt spara er stora summor i hyreskostnader.
Tveka inte att höra er till oss om ni har frågor kring er beläggning, tips på hur ni kan öka den eller undrar vilka kontorsalternativ som finns tillgängliga för er i just den sits ni befinner er i.