Downsizea till ett finare kontor och spara pengar

I osäkra tider är det många företagare som ser över sina kostnader, inte minst sagt har kontoret blivit en omstridd kostnadspost som aldrig varit svårare att resonera kring sedan pandemin förändrat sättet vi arbetar. I det här inlägget beskriver vi hur man praktiskt kan få ner kostnaden för kontoret men samtidigt öka trivseln genom att hyra ett mindre kontor på ett kontorshotell. Vi på yta.se är en marknadsplats och mäklare av flexibla kontorslösningar och har genom åren hjälpt hundratals företag hitta och jämföra kontor och vill gärna dela denna strategi som vi ser fler och fler utav våra kunder välja.

Minskade kontorsbehov med nya sättet att arbeta

Pandemin har förändrat sättet vi arbetar och kontorets funktion i näringslivet. Med work from home är beläggningsgraden på kontor ofta så låg som 20-50% och stora ytor ekar tomma. Även innan pandemin fanns en tendens för företagare att överskatta hur mycket kontoret nyttjades, där snittet låg på 70-80% fastän de flesta trodde deras organisation låg på över 90%.

Verkligheten har blivit att kontoret om 500kvm som var tänkt för 50 personer numer inte huserar fler än 15-20 personer per dag i snitt. Det leder naturligt till slutsatsen att ett mindre kontor vore en kostnadseffektiv lösning - men vad gör du när du vill samla hela teamet eller om behovet av mer yta växer fram igen? För många blir det en för stor risk att teckna ett nytt hyresavtal på 3-5 år på en mindre yta av just dessa anledningar. Samtidigt ökar behovet av att ha en attraktiv arbetsplats för att överhuvudtaget lyckas locka medarbetarna till kontoret, och när folk väl är på plats så ska kontoret vara en inspirerande plats att arbeta på.

Kontor på coworking innebär lägre kostnad, flexibilitet och trygghet

Coworking är en marknad som växer i raketfart och idag finns över 200 anläggningar i Stockholm att välja mellan. Ökningen i efterfrågan drivs till stor del av mellanstora företag som flyttar från traditionella kontor. De ser fördelarna med att hyra kontoret som en tjänst samt enklare att styra över sin kontorskostnad. Att det ofta är kontor i världsklass som attraherar talang och är inspirerande arbetsplatser skadar inte det heller.

För många är coworking eller kontorshotell synonymt med frilansare och små kontorsrum, men marknaden har anpassat sig i takt med att den vuxit. För större bolag finns numera big office-lösningar som mer är att likna egna kontor, där hyresgästen får en egen avdelning men samtidigt kan ta del av gemensamma ytor och faciliteter i huset. En anläggning är oftast 2000 - 8000kvm, där en stor del utgör gemensamma loungeytor för arbete, mötes- och konferensytor, kök med mera.

Hur fungerar det då att minska ytan med coworking? Nyckeln är att huvudsakligen hyra en yta som är anpassad för det antal arbetsplatser ni utnyttjar i snitt, men ha tillgång till mer ytor när det väl behövs. För företaget med 50 anställda skulle de hyra en egen avdelning med plats för 20 arbetsplatser, med medlemsskap till samtliga anställda. De dagar alla ska samlas hyr man enkelt extrayta i anslutning till kontoret. De dagar man är något fler än man tänkt så sitter man enkelt och jobbar i de gemensamma loungeytorna.

Konkret innebär coworking:

• Ökad rörlighet med bindningstid från 3 månader
• Full service - ni behöver bara ta med era datorer och flytta in. Möbler, internet, frukost, AW, allt finns på plats och ingår.
• Attraktiva kontor - kontoren är byggda av proffs för att vara inspirerande arbetsplatser

Nyfiken på coworking? Besök vår marknadsplats där vi samlar alla tillgängliga kontor på coworking. Jämför direkt pris, storlek, bilder och mer!

Jämför över 200 kontorshotell i Stockholm

Från 3 000kr/arbetsplats/månad

Hitta kontor i Stockholm

Kostnadsexempel

Vi utgår från att hyra ett modernt kontor i Stockholm City. Bolaget har 50 anställda och ca 20 personer arbetar på kontoret i snitt per dag.

Traditionellt kontor

Storlek: 500kvm

Avtalslängd: 3-5 år

Hyra (inklusive tillägg och fastighetsskatt): 8 500kr/kvm/år

Hyra per månad: 354 000 kr/månad

Kontorsdrift (städ, fiber, reception m.m.): 50 000 kr/månad

Total månadskostnad: 404 000 kr/månad

Bundet kapital: Totalt 2 750 000kr. 2 000 000 kr deposition under hyresperioden, 750 000 kr möbler (15 000 kr per arbetsplats)

Coworking

Storlek egen yta: 120kvm, luftig yta för 20 arbetsplatser plus egen lounge och 2st egna mötesrum.

Storlek gemensamhetsytor: Flera tusen kvadratmeter

Avtalslängd: 3-12 månader

Hyra (inklusive allt): 240 000 kr/månad

Konferensbokning: 30 000 kr/månad, motsvarar 60h per månad medelstora konferensrum utanför den egna ytan.

Total månadskostnad: 270 000 kr/månad

Bundet kapital: 720 000 kr, motsvarande 3 månaders deposition.

Hur ser man till att skapa en bra arbetsplats inom coworking?

Att ta steget från traditionellt kontor till coworking kommer ofta med många frågor kring hur allt fungerar, men känns naturligt när alla väl är på plats. På yta.se ser vi att det finns några saker att ha i åtanke för att skapa en så bra lösning som möjligt:

• Tänk kring vilka funktioner ni har i bolaget, och om olika arbetssätt bäst delas upp i olika rum.
• Inom traditionella kontor gäller 10-15kvm per person, inom coworking brukar vi säga 3-6kvm. Detta är för att så mycket av ytorna ligger utanför er egna yta.
• Mötesrum / samtalsrum är för många bolag essentiella, se över era mötesbehov och utvärdera om ni har behov av att ha några dedikerade mötesrum. Annars är tillgången till mötesrum väldigt god så ofta räcker det med högst 1-2st egna mötesrum för bolag upp till 50 anställda.
• Utöver ytan som erbjuds till er - hur ser gemensamhetsytorna ut i närheten av er avdelning? Finns det loungeutrymmen och mötesrum i nära anslutning så kan det kännas som en naturlig förlängning av ert kontor.
• Se om det finns utrymme att få bättre villkor genom att teckna ett längre avtal, säg 12 månader. Behöver ni mer yta under avtalstiden går det bra att lägga till, men ni får möjlighet att låsa in ett bättre pris.
• Var inte rädd för att diskutera möjligheten till anpassning av ytan utefter era behov. Mindre justeringar så som att ta ner en vägg eller måla om kan i många fall lösas.

Läs mer om hur RFSL flyttade från 900kvm eget kontor till 130kvm egen yta på 7A Posthuset.

Få kostnadsfri hjälp att utvärdera coworking

Om er organisation utvärderar sättet ni arbetar på och ni är nyfikna på hur coworking skulle fungera för er - boka ett kostnadsfritt samtal med en av våra kontorsexperter. Vår tjänst går ut på att hjälpa er med behovsanalys, framtagande av förslag, boka in visningar, och hjälpa er i förhandlingen så att ni får den bästa dealen. Allt detta är kostnadsfritt för er då vi tar betalt utav hyresvärden.

Boka ett möte här

Kika in tillgängliga kontor på kontorshotell här