Hur går det egentligen till att söka lokal? Vilka kan du vända dig till?  Vilka punkter är förhandlingsbara när det kommer till kontraktsskrivning? För många företagare bildar dessa frågor en dimma i lokaldjungeln. 

Det enda du egentligen vill göra är att hitta det där drömkontoret.

För att kunna hitta det perfekta kontoret är det viktigt att känna till vilka spelregler som gäller. I detta blogginlägg ska jag försöka undanröja vissa av dem vanligaste frågorna genom att berätta precis hur det gick till då företaget eLOTS hittade sitt nuvarande kontor, en härlig sekelskiftslokal i hjärtat av Vasastan på 76kvm.

För att kunna hitta det perfekta kontoret är det viktigt att känna till vilka spelregler som gäller.

Om du känner dig beredd att ge dig in i jakten efter detta blogginlägg kan du hoppa direkt till yta.se –  Lediga lokaler i Stockholm för att hitta alla Stockholms bästa lediga lokaler. 

För mer läsvärt material på ämnet kan du följa oss på Twitter eller läsa våra senaste blogginlägg om snitthyror för kontor i Stockholm, att sitta på ett co-workingspace, samt yta.se – 3D-ToursPå yta.se brinner vi för att hjälpa företag hitta bättre lokaler med hjälp av den bästa användarupplevelsen, så håll koll på denna blogg för vidare tips och nyheter!

Sidnot: eLOTS kontor är numera också vårt kontor 🙂 Mer om det i ett senare blogginlägg.

 

Vilka är eLOTS och vad sökte dem egentligen efter?

eLOTS är ett så kallat startup som arbetar med att göra den digitala världen tillgänglig för seniora. Företaget grundades 2013 av den då 19 åriga Christoffer Sundqvist, och har sedan växt till att idag vara en ledande leverantör av lärande digital verksamhet för äldre. Ett väldigt gott initiativ tycker vi!

I slutet av 2013 växte företaget så det knakade, och eLOTS var i behov av egna lokaler för att hålla dags / kvällskurser samt sköta det administrativa i företaget. De var nu 4st som jobbade operativt med verksamheten och behövde kontorsutrymme samt dedikerade lokaler för att hålla deras kursverksamhet.

Lokalen

eLOTS sökte efter ett kontor mellan 65 – 100 kvm för att rymma åtminstone ett rum för utbildningar och ett kontorsrum, plus allmänna ytor så som badrum och kök. Utöver detta var det viktigt för eLOTS att lokalen skulle vara av en viss standard för att möta deras kunders förväntningar. Detta mynnade ut i att attribut så som takhöjd, sekelskiftsfastigheter och stilrena detaljer var en faktor i sökprocessen. Det var även ett krav att lokalen skulle vara handikappanpassad i form av en ramp för rullstolsbundna.  

Området

För eLOTS var läget en avgörande parameter i sökprocessen. Med tanke på kursverksamheten som skulle hållas i lokalen påminde deras kontorsjakt på många sätt om hur det ser ut då man söker en butikslokal. Lokalen skulle vara placerad med närhet i åtanke; närhet till så många kunder som möjligt, närhet till tunnelbanan och bussar, och närhet till annan verksamhet som kan agera extra draghjälp för att få dit kunderna.

Hyran

eLOTS sätt att tackla hyresfrågan var att bestämma sig för ett hyrestak på 20.000 SEK i månaden, vilket de även kände var en budget som var realistisk. Detta motsvarar ett prisspann på 2.400 SEK / kvm / år till 3.700 SEK / kvm / år, räknat på tänkt storlek på lokalen.

Med hjälp av Objektias snitthyresfunktion kan vi se att deras sökområde begränsades till de mindre centrala delarna av city.  Snitthyror är just vad det låter som, snitt, och i många fall går det att hitta lokaler som faller utanför dessa riktvärden. Med tanke på eLOTS krav på en lokal med hög standard är det däremot rimligt att de mest åtråvärda adresserna var utanför deras budget.

Vill du veta mer om snitthyror? Läs vårt blogginlägg eller gå direkt in på lediga lokaler i stockholm för att testa!

Mellanbudget på kontor Stockholm - 2400kr / kvm upp till 3700kr / kvm.

 

Att söka efter det perfekta kontoret

I och med att eLOTS var ute och sökte kontor innan Objektias tid, kan jag tyvärr inte hävda att vi hade så mycket att göra med deras sökprocess. Jag kan däremot hävda att det är precis den ordentliga insats som eLOTS gjorde för att ta reda på vilka kontor som passade deras krav, är den insats som vi på Objektia strävar efter att göra till en tillgänglig och naturlig del av lokalsökningsprocessen online. Men hur gick det egentligen till?

Det började med att Christoffer satt klistrad vid datorskärmen och letade efter det perfekta kontoret på olika marknadsplatser. Det tog enormt med tid och det var svårt att sålla ut precis det där rätta kontoret som uppfyllde alla krav. Det fanns helt enkelt ofta för litet underlag för en relevant utsållning, vilket lämnade merparten av arbetet till informationsinhämtning via förmedlaren. 

Efter många samtal till mäklare och fastighetsägare, som i de flesta fallen handlade om att ta reda om priset, kände sig Christoffer uppgiven över det förhållandevis låga engagemang han möttes med av förmedlarna. Han var van vid att bli jagad av bostadsmäklare, och av vissa så blev han bemött nästan tvärtom.

Ett vinnande koncept visade sig vara att vara tydlig med att beskriva hans behov, berätta om verksamheten, samt ställa raka frågor rörande lokalen. På så vis lyckades han få tydliga svar från förmedlarna gällande både kvadratmeterpris och detaljer så som inflyttning, samt såg till att boka in visningar direkt på de kontor som visade sig vara intressanta.

Ett vinnande koncept visade sig vara att vara tydlig med att beskriva hans behov, berätta om verksamheten, samt ställa raka frågor rörande lokalen.

I slutändan var eLOTS iväg på 6st visningar på lokaler spridda genom hela Stockholms innerstad. Det utvalda utbudet befann sig i kommunikationsnav så som Gamla Stan, Vasastan, Östermalm. De varierade adresserna och även utformning på lokalerna var en viktig del för att bättre lära känna vad som egentligen passade verksamheten. Överlag skedde visningarna under arbetstid då de ofta redan var tomma.

Resultaten av dessa misslyckade visningar var följande, en ganska skakig resa:

  1. Fastighetsbolaget valde en annan hyresgäst – eLOTS föll för en lokal med det sällsynta attributet att vara handikappanpassat i Gamla Stan. De kom så långt i processen så att de hade förhandlat om att lämna personlig borgen istället för de krävda 3 månaders deposition. Fastighetsbolaget uppgav att de valde den andra hyresgästen på grund av att de var mer etablerade.
  2. Fastighetsvärden krävde 9 månader deposition – En lokal som upplevdes som perfekt föll på att eLOTS och fastighetsvärden inte kunde komma överens. Det ställdes krav på långa depositioner och avtalslängder som eLOTS inte kunde gå med på. Efter förslag om bankgaranti och personlig borgen kunde de ändå inte nå en överenskommelse.
  3. Lokalen överensstämde inte med beskrivningen – Flera lokaler levde helt enkelt inte upp till förväntningarna, där missvisande bilder och vaga texter ledde bolaget på villovägar. 

 

Tuffa förhandlingar

I slutändan var det en lokal på Kungstensgatan 28B som både stämde in på eLOTS krav och blev möjlig för dem att skriva kontrakt på.  Lokalen hade legat ute länge på nätet med usla bilder, men lyckades överträffa förväntningarna i verkligheten.

Attribut tillhörande eLOTS kontor.

 

Resultatet av kontorsjakten – Kungstensgatan 28Bs key selling points.

Lokalen är på 76 kvm som utgörs av en större hall, kök, ett badrum med dusch, och tre stycken kontorsrum. För att få en bättre känsla för skicket, ta en titt själv, vi har nämligen skapat en Objektia 3D-Tour på den delen av lokalen som vi huserar i.  

 

eLOTS försökte förhandla ner priset men bostadsrättsföreningen var fullständigt kompromisslös. Mäklaren försökte hjälpa till i denna process genom att föreslå vad hon trodde ägarna skulle gå med på, vilket i slutändan ledde till följande förhandlingsprocess nedan. 

eLOTS förhandlingsprocess för deras kontor.
eLOTS lyckades förhandla ner från relativt hårda villkor till ett mer flexibelt avtalsupplägg.

eLOTS trodde att det skulle vara enklare att förhandla med tanke på att lokalen legat ute för uthyrning så pass länge utan intresse. Bostadsrättsföreningen såg däremot inte de uteblivna hyresintäkterna som sitt största fokus, utan var ute efter att hyra ut under rätt villkor. Detta kan vara värt att ha i åtanke som lokalsökare, och innebär att du som företagare även bör sälja in dig som hyresgäst till fastighetsägaren.

Du som företagare även bör sälja in dig som hyresgäst till fastighetsägaren.

För att ro allt i hamn begärdes en årsredovisning av eLOTS, vilket de inte hade. Det fick därför duga med en resultat- och balansrapport samt bevis på att de hade investerare. Fastighetsägaren gjorde inga upprustningar i lokalen och det bestämdes heller inget om framtida förbättringar. 

Några underskrifter senare så var lokalen deras.

 

Tillbakablick

Från dagen de planerade deras lokalbehov till påskrivet kontrakt tog processen ungefär 4 månader.  eLOTS är i efterhand nöjda med val av lokal, men hyr i dagsläget ut stora delar av lokalen då deras behov förändrades med tiden. Christoffer berättar om hur han kommer ihåg lokalsökartiden som en ivrig jakt, han menar på att det hade kunnat löna sig att tänka efter en eller två gånger till innan man skriver på ett flerårigt kontrakt. Nu har allt löst sig bra i denna situation, men Christoffer känner att den tid han lagt ner på att hyra ut i andrahand hade han hellre lagt på kärnverksamheten. 

Jag hoppas att denna avskildring har gett några tips och erfarenheter för er egna lokalsökningsprocess. Kontakta gärna oss om ni har ytterligare frågor så hjälper vi till!