Storlek på lokalen och arbetsplatsens utformning
Nu kommer vi fördjupa oss i storleken på den lediga lokal ni söker. Det är viktigt att noggrant tänka igenom vilken storlek, och till vilket pris er verksamhet behöver och är beredda att betala. Inuti ett kontor kan väggar byggas och rivas, rum kan ljudisoleras och ljussättningen kan justeras. Men de yttre väggarna sitter där de gör och kommer att fortsätta göra så. Därför är det viktigt att balansera sin sökning efter en ledig lokal mellan dagens behov och behovet i framtiden. Det är nu Ni behöver ställa Er frågor som: hur många anställda kommer vi vara om ett år, om tre och om fem år? Kommer sättet ni använder er lokal eller kontor förändras i framtiden? Kommer kunder eller klienter besöka din lokal i framtiden?
För- och nackdelar med att välja en ledig lokal enligt dagens behov
Många företagsledare, speciellt de inom förhållandevis nya verksamheter, gillar att börja sin sökning efter mindre lediga lokaler – samtidigt som de oftast eftersträvar en kortare uppsägningstid på lokalen. Mindre lokaler kostar generellt sett mindre, och om verksamheten av någon anledning läggs ned är det en mindre utgift man behöver oroa sig för än om man väljer att leta efter en större ledig lokal.
Nystartade verksamheter har oftast inte lika många anställda eller en stor mängd utrustning, och om så är fallet kan en mindre lokal vara det bästa alternativet för verksamheten. Det finns dock nackdelar med att välja en mindre lokal framför en större om verksamheten är ny. Till exempel kan verksamheten växa så snabbt att den nya lokalen successivt blir för liten och därmed hämma produktiviteten, inte minst för att sökande efter nya lediga lokaler ganska snart blir aktuellt igen.
Att söka efter lediga lokaler som motsvarar ditt företags framtidsplaner
En större lokal ger verksamheten möjligheten att växa. Om verksamheten blir framgångsrik kan ni istället använda av det tillgängliga utrymmet istället för att att börja söka nya lokaler igen. En större lokal möjliggör utrymmen för utrustning utan att påverka komforten hos medarbetarna. Det ger möjligheten till mötesrum, komfortablare väntrum och många andra bekvämligheter som en mindre lokal annars kan brista i. Att välja en större lokal innebär oftast en större känsla av stabilitet.
Väljer ni att hyra en större lokal är det en bra idé att förhandla sig till ett längre hyresavtal, än de tre år som ofta annars är minimum. Hyresvärdar tar oftast ut en lägre hyra per kvadratmeter eftersom de behöver lägga mindre tid på att söka efter nya hyresgäster. Nackdelen är dock att det ofta innebär att spendera mer pengar, då det i slutändan innebär fler kvadratmeter som hyrs. Möjligheten till flexibiliteten som ett kortare- eller standardavtal annars kan innebära går också något förlorad. Efter tre år kanske ni ändå vill flytta verksamhetens lokaler till ett nytt område som bättre passar de framtida behoven. Det kan bli en kostsam historia om det fortfarande är fem år kvar på kontraktet.
Hur du får kontroll på dina lokalkostnader
Det finns två huvudsakliga sätt att göra detta på:
- Minska kostnaden per kvadratmeter
- Minska antalet kvadratmeter
Detta må framstå som grundläggande logik, men många företag överbelastar sig själva med utrymme de inte behöver. Vissa företag fokuserar sitt sökande efter lediga lokaler på förhandlingar och att få den lägsta hyran per kvadratmeter. Du skulle kunna sluta upp med en bra förhandling bara för att hyresvärden snabbt vill få utrymmet uthyrt. Även i en marknad full av hyresgäster finns det en gräns för hur gynnsam hyra en hyresvärd kan erbjuda.
Genom att reducera sitt storleksbehov med 10-15% kan ditt företag märkbart påverka den totala hyreskostnaden. Fokusera på ergonomin hos ett utrymme och arbeta med ditt team för att hitta den gömda effektivitet som kan göra ett mindre utrymme mer produktivt. Hyresgäster inser ofta att de sparar pengar genom att hyra en lokal i en högkvalitativ kontorsbyggnad även om kostnaden per kvadratmeter är högre. Detta eftersom moderna, högkvalitativa utrymmen är skapade utefter ergonomiska principer för ofta håller en hög effektivitet.
Hur många kvadratmeter behöver Ni?
Det finns många faktorer att ta hänsyn till här, men för att kunna göra en grov uppskattning och påbörja ditt lokalsökande redan nu kan ni läsa mer om kvadratmeter per anställd i ett tidigare inlägg om “kvadratmeter per anställd för kontor”.
Tips: Ta hjälp av en möbelhandlare
Det är svårt att föreställa sig hur mycket utrymme medarbetarna behöver för att arbeta, äta och kunna ha möten på ett komfortabelt sätt när man använder sig av hänvisningar som 15 kvm per anställd. Som tur är finns det en enkel och gratis lösning – de flesta hyresvärdar kan tillgodose dig med en tom planlösning. Ta med den till en återförsäljare av kontorsutrustning och möbler så brukar de oftast planera kontoret åt dig gratis i hopp om ett framtida samarbete eller uppdrag. Den ritningen går senare att själv manipulera genom att flytta runt skrivbord och väggar för att därmed kunna avgöra den bästa planlösningen för din verksamhet.
Planera för er expansion
Nya företag som växer snabbt sprudlar med all rätt oftast av entusiasm och självsäkerhet. Denna entusiasm bör dämpas med kontroll av hur mycket pengar som knyts upp i hyresavtal. Start-ups som ofta har en plan om att växa snabbt och med en någorlunda oviss framtid bör söka efter korta kontrakt alternativt andrahandskontrakt hos lite söttre och mer stabila företag. Ett annat alternativ är att gå ihop tillsammans med andra företag som också söker nya lokaler och dela på ett större kontrakt. Om marknaden inte tillåter detta – sök dig till ett kontor inom en större fastighet där det finns möjligheter till att flytta inom fastigheten eller närliggande fastighet. Som ett sista alternativ kan man söka efter en ledig lokal med långtidskontrakt med planen att flytta ut och under flera år hyra ut den i andrahand, då verksamheten hunnit växa sig ur lokalen.
Innan Ni påbörjar Er sökning efter lediga lokaler, ta en titt på ett tidigare inlägg om snitthyror i Stockholm för att bilda dig en uppfattning om hur marknaden ser ut.
Lycka till!