Hur fungerar det med mötesrum på coworking spaces?

En av de vanligaste frågorna vi får som Stockholms största förmedlare av kontor på coworking spaces är hur det fungerar med mötesrum. I det här blogginlägget kommer vi därför förklara ingående hur det fungerar med mötesrum på coworking spaces.

Varför coworking?

Coworking spaces är en typ av arbetsmiljö där personer från olika företag och yrken arbetar tillsammans under samma tak. Coworking spaces erbjuder vanligtvis olika typer av arbetsplatser, inklusive privata kontor, öppna arbetsytor och mötesrum.

Coworking har blivit ett allt vanligare kontorsalternativ för nästan alla typer av företag av flera skäl. Den vanligaste anledningen är flexibilitet, delvis vad gäller avtalslängder och bindningstider som på coworking spaces oftast rör sig om 3-9 månader löpande, men även gällande plats. Givet att en aktör har fler än ett coworking space får man som regel nämligen tillgång till de andra också.

En annan fördel med coworking spaces är att de är utrustade med all teknik man kan tänkas behöva, såsom snabbt Wi-Fi, högkvalitativa och ergonomiska möbler samt tillgång till mötesrum utrustade med mötesteknik vilket möjliggör för användare att enkelt kunna koppla upp sig och arbeta utan att behöva tänka på någon som helst admin.

Slutligen är coworking spaces ofta ett kostnadseffektivt alternativ till traditionella kontor. Istället för att betala för att hyra ett helt kontor, kan man hyra precis den mängd utrymme man behöver vilket förstås är mer ekonomiskt försvarbart än stora kontor med ytor man betalar för men som bara används då och då.

Typer av mötesrum på coworking

Generellt sett finns det en rad olika typer av mötesrum på coworking spaces. T.ex: teamsrum, lounger, samtalsbås, mindre samtalsrum för 1-2 personer, mötesrum för 3-10 personer eller större konferensrum som kan användas för events eller större samlingar.

Teamsrum

Ett teamsrum är ett rum som är anpassat för digitala videomöten. Här finns det TV med kamera och någon slags kontroll för att kunna styra skärmen och kameran. Teamsrum kommer i olika storlekar men det vanligaste är något mindre för 2-4 personer.

Lounger

Lounger är egentligen inte mötesrum per se, men fungerar väldigt bra för informella möten eller samtal. Det går alltid bra att ta samtal eller arbeta från loungerna som ofta är de mer påkostade ytorna på ett coworking space.

Samtalsbås

Ett samtalsbås är egentligen precis vad det låter som, ett mindre rum eller bås för att ta telefonsamtal. De är anpassade för en person och har oftast bara en stol och skrivbord.

Mindre samtalsrum

Mindre samtalsrum anpassade för 1-2 personer. Oftast bara med ett bord eller skrivbord och två stolar.

Mötesrum för 3-10 personer

Den vanligaste formen av mötesrum på coworking. Dessa är i regel utrustade med ett större bord, vanligtvis med eluttag på bordet samt tv med kamera och whiteboard.

Konferensrum

Större konferensrum vanligen utrustade för 20+ sittande. Är ofta en egen business för coworking spaces att hyra ut detta externt, men används framförallt av hyresgästerna själva. Fungerar utmärkt att hyra för allt från större ansamlingar med styrelsen eller t.ex. att hålla kurser. Konferensrummen är de dyraste att hyra.

Bokning och användning av mötesrum

Generellt har de flesta coworking spaces onlinebokning av sina mötesrum. Detta innebär i praktiken att man loggar in på sitt konto och får en tabellvy över mötesrummen och deras tillgänglighet. När man har bokat ett rum kan ingen annan boka det.

Vissa har även digitala bokningssystem på själva rummen, där man kan se tillgängligheten och boka rummet direkt.

På en del coworking spaces har man vissa, eller alla, mötesrum som obokningsbara vilket innebär att de är gratis samt att det inte finns någon bokningsprocess på plats. Kallas ofta för drop-in rum.

Det är även ganska vanligt att mindre mötesrum som samtalsrum och telefonbås är kostnadsfria, och att det är de större alternativen man betalar för.

Många coworking spaces har vissa mötesrum som drop-in rum, just för att alltid kunna erbjuda ett rum för ett samtal eller liknande där man inte har tid att boka.

Vanliga regler och riktlinjer för mötesrummen

Det finns vanligtvis inte särskilt mycket regler att förhålla sig till, mer än de uppenbara som att man lämnar i det skick man själv skulle vilja finna mötesrummet i. Eftersom det rör sig om mötesrum på kontor är det sällan särskilt stökigt, utan det brukar röra sig om att ta ut den kaffekopp man tog med sig in. löpande städning sker som vanligt givetvis av städare anställda av coworking spacet.

Boka gärna mötesrum i någorlunda god tid för att säkerställa att det finns ett rum ledigt. Bokningen gäller för den tid man väljer. Om mötet drar ut på tiden är det vanligtvis inga problem att sitta kvar i mötesrummet, om det inte är någon som har bokat direkt efter och vill komma in.

Vad kostar mötesrum på coworking spaces?

Svaret skiljer sig naturligtvis väldigt mycket mellan olika aktörer och mötesrum, där det varier från kostnadsfritt till mer än 1000 kr per timme för de större konferensrummen. Vi har i ett tidigare inlägg gått igenom vad det kostar att hyra ett kontor, där vi gjort en generell uträkning enligt:

• Samtalsrum och mindre mötesrum som ingår i hyran, exempelvis telefonbås eller mötesrum för 3-4 personer
• Mellanstora mötesrum kostar 300 - 500 kr/h
• Större konferensrum kostar 500 kr/h och uppåt

För att jämföra med vår egen förbrukning som relativt mötestätt företag med mycket visningar och externa möten som vi ofta håller på det coworking space som vi sitter, så har vi räknat på 3 timmar per person och månad. Det ger oss en snittkostnad på 1000 kr per person och månad.

Hur viktigt är det att ha ett eget mötesrum?

Om ni är ett större företag, eller ett väldigt mötesintensivt företag, finns det två ytterliggare alternativ. Ett större företag hyr oftast en större avskild egen del av coworking spacet, och har då allt från samtalsbås till mötesrum internt i sin egna del. Det fungerar även för mindre företag att man har ett internt rum som kan användas som mötesrum. Vi på yta.se hyrde vid ett tillfälle ett eget rum på coworking som var 70 kvm, varav 10 kvm av det var ett internt inglasat rum som initialt var ämnat för våra utvecklare att kunna sitta i ett tyst rum, men under pandemin och work from home trenden snarare blev vårt interna egna mötesrum.

Man kan även i många fall, om man inte är stor nog att hyra en egen avdelning, hyra ett av coworking spacets mötesrum som sitt egna även om det inte ligger i det egna rummet.

Innan man fattar dessa beslut ska man dock studera planritningen noga, hur nära är det närmsta mötesrum och hur ofta bokas det? Finns det en lounge i närheten man kan använda för mycket av det man tänker att man behöver mötesrummet till? I många fall överskattar man sitt behov av mötesrum då man t.ex. kommer från ett traditionellt kontor och är van att sitta och arbeta i mötesrummen.

Avslutningsvis om mötesrum på coworking spaces

Mötesrum på coworking spaces är bekymmersfritt. Det enda man behöver ha i åtanke är att det är bra att boka i god tid, men enligt vår erfarenhet är inte det heller superviktigt alltid. På coworking spaces finns ofta såpass många mötesrum att det sällan blir ett problem att man är flera som delar på dem.

Glöm inte att titta igenom planritningen noga och undersöka era faktiska behov innan ni fattar beslut att hyra till ett extra rum som mötesrum.

Varmt välkomna att höra av er till oss för att höra mer om vilka coworking spaces som har mötesrum som passar er.