Guide: Hur fungerar ett hyresavtal på kontorshotell?

Kontorshotell och coworking är ett relativt nytt fenomen som vuxit kraftigt de senaste åren. För många företagare så är ett hyresavtal på kontorshotell något man inte stött på innan, och det är inte helt enkelt att veta vad som är normalt och inte.

Tack och lov så är hyresavtal för kontorshotell en bråkdel i längd och komplexitet av sin storebror, det traditionella hyresavtalet. Ett hyresavtal för ett traditionellt kontor är ofta över 40 sidor långt innehållandes mängder med bilagor och kräver nästintill en juridikexamen för att tydas. För kontorshotell är avtalet ofta bara någon sida och innehåller väldigt få ställningstagande i jämförelse.

På yta.se hjälper vi hundratals företag att hitta och jämföra kontorshotell via vår marknadsplats med över 7000 kontor på kontorshotell samt vårt team av kontorsexperter. Med det så ser vi även hundratals avtal årligen, och har därmed god insyn i vad som är normalt och vad man bör tänka på inför en påskrift.

Har du frågor - slå oss en signal eller fyll i vårt formulär så hjälper vi gärna till.

Vad ingår i ett hyresavtal på kontorshotell?

I nedan del går vi igenom de väsentliga delarna av ett hyresavtal på kontorshotell.

Vad hyr ni?

Oavsett om ni tecknar ett medlemskap, ett eller flera kontorsrum, eller en egen avdelning, ska avtalet innehålla en specifikation av vad för yta ni hyr. Vanligtvis innebär detta att man specificerar en produkt eller rumsnummer och hänvisar till en planritning där ytan är markerad.

Utöver er egen yta brukar det även specificeras när och hur ni har tillgång till gemensamma ytor samt vilken service som ingår.

Antalet medlemskap

Utöver kontoret som ni hyr så innehåller nästan alla hyresavtal på kontorshotell en specifikation av antalet medlemskap som ingår, samt vad de kostar, och hur villkoren ser ut för att ändra dessa under hyrestiden. Medlemskapen reglerar antalet människor som har tillgång till kontoret och dess kringtjänster, och är ofta förknippade med en kostnad. Till exempel krävs medlemskap för att du ska kunna komma in på kontoret, äta frukost, boka mötesrum med mera.

Att öka antalet medlemskap är sällan ett problem mot en extrakostnad, men kolla vad som gäller i ert avtal kring om ni skulle vilja minska mängden medlemskap framöver under bindningstiden. Medlemskap finns ofta i olika former också, tex light-medlemskap som ger begränsad access genom ett visst antal dagar i månaden.

Hyran

På kontorshotell uttrycks hyra som kronor per månad för kontoret. Ofta betalas den månadsvis eller kvartalsvis i förskott. Totalt är hyran hyran för rummet plus kostnaden för antalet medlemskap ni köpt till.

Ibland uttrycks även hyra som kronor/kvadratmeter/månad, sett till egen kontorsyta. Detta är inte att förväxla med kronor/kvadratmeter/år som används inom traditionella kontor.

Mötestimmar

Den enda kostnaden som ligger utanför totalhyran är mötestimmar. Upplägget skiljer sig en hel del beroende på kontorshotellet ni väljer. Vissa har att ett visst antal timmar ingår per månad, vissa har att en del av mötesrummen är gratis, men dem flesta tar betalt för samtliga mötesrum. Uppskatta hur mycket mötestimmar ni behöver per månad och be om en prislista för mötesrummen. Tänk dock på att ni ofta kan ta många informella möten i loungeytorna, och inte alltid behöver boka ett formellt mötesrum.

Mötestimmar är en sån sak som ibland går att förhandla kring, exempelvis att få ett visst antal inkluderade timmar. Är ni väldigt mötesintensiva kan det också vara ekonomiskt att istället hyra ett dedikerat mötesrum som blir erat egna.

Rabatt

Inom kontorshotell är det vanligt förekommande med rabatter. Typiskt desto längre avtal du tecknar går det att få en rabatt, eller om ni flyttar in i en nyöppnad anläggning. Standard är att rabatten är bunden till en viss period och uttrycks som en rabatt på listpriset.

I många fall är bindningstiden slut när rabatten slutar att gälla, varpå det går att omförhandla avtalet.

Bindningstid och uppsägningstid

Avtalstiden är en av de största fördelarna med kontorshotell jämfört med traditionella kontor (som ofta tecknas på 3-5 år långa avtal). Här kan det skilja sig en hel del mellan de olika operatörerna men gemensamt är att man kan förvänta sig från ca 3 månader bindningstid som lägst.

Bindningstiden stipulerar hur långt ni är bundna till avtalet och kostnaden. I regel betyder det att det inte är möjligt att byta till ett mindre / billigare kontor under bindningstiden, även om vissa operatörer är schyssta och tillåter det. Dem flesta operatörer erbjuder från 3 månaders bindningstid, men det kan förekomma kortare eller längre bindningsperioder.

Som vi nämnde i avsnittet om rabatter är det vanligt att få en lägre hyra om ni väljer att binda er längre, då hyresvärden får en större säkerhet i sin intäkt. Trots de korta avtalen är snittiden företag sitter på samma kontorshotellsanläggning 2 år, och för dem flesta är det jobbigt att flytta mer än 1x per år. Vi rekommenderar därför att man hör sig för om vad man kan få för pris / rabatt om man väljer 12 månaders bindningstid. Bindningstiden gäller åt båda hållen, så varken ni eller hyresvärden kan säga upp för omförhandling under bindningstiden.

Uppsägningstiden är hur långt i förväg ni behöver säga upp avtalet för utflytt. Vanligtvis är denna runt 3 månader. Exempelvis om ni tecknar ett avtal med 12 månaders bindningstid från 2023-01-01 till och med 2023-12-31 och har 3 månaders uppsägningstid, behöver ni säga upp avtalet senast 2023-09-30 för utflytt 2023-12-31. Är avtalet löpande så blir er uppsägningstid i praktiken er bindningstid.

Det är också vanligt förekommande att uppsägningstiden är längre för hyresvärden än för hyresgästen, för att skapa en extra tygghet. Exempelvis 3 månader för hyresgästen och 9 månader för hyresvärden.

Prata med Pär om era kontorsbehov

Pär Lövgren - Kontorsexpert

Få hjälp med att hitta rätt kontor

Indexering

De flesta kontorshotell har likt traditionella kontorsavtal en hyresindexeringsklausul, just för att deras egna underliggande hyra indexeras av fastighetsägaren och allmänt för att kompensera för inflation. Detta är något av en gråzon exakt hur detta bör göras på kontorshotell så det finns idag 2st läger på hur detta görs.

Fast indexering

Det som tillämpas mest då det är glasklart att indexering får tillämpas på detta vis, är en fast indexering. Det innebär att hyran ökas med ett bestämt belopp varje år. Innan inflationen drog igång på riktigt var denna ofta runt 2%, nu när inflationen har sprungit iväg ser vi att den ofta ligger på 6%. Tänk på att det är en knivig sits för kontorshotellet; deras senaste indexering för deras egna hyror var 10,9%, så det är en balansgång av att vara attraktivt för hyresgästen och inte skjuta sig själv i foten. Dem flesta kontorshotellen väljer fast indexering på grund av att det inte är tydligt att det finns lagstöd för att tillämpa rörlig indexering på flexibla hyresavtal.

Rörlig indexering

Rörlig indexering är samma typ som tillämpas på traditionella kontorsavtal. Dessa följer i regel KPI, dvs inflationen, och justeras varje år. Detta är en schysst modell för hyresvärd och hyresgäst - men det är idag otydligt om det får tillämpas på hyresavtal på kontorshotell.

Deposition / Säkerhet

Ytterligare en stor fördel jämfört med traditionella kontor är de mycket lägre depositionerna som krävs. Det är vanligt på egna kontor att behöva lägga 6 månaders hyra i säkerhet under 3-5 år. På kontorshotell är standard 0-3 månader, och beloppen blir ofta mycket lägre.

Tänk på att depositionen ofta ska betalas in i samband med avtalsskrivningen och inte med inflytten. Så när ni är redo att skriva på behöver ni också vara redo att betala in depositionen.

Vad kan man förhandla på?

I regel är det inte allt för många ställningstagande i ett hyresavtal för kontorshotell. Det viktigaste att hålla koll på är att tänka kring era framtida kontorsbehov och se till att avtalet ni skriver på matchar det. Det är ofta enklare att börja lite mindre än man tänkt och skala upp med fler kontorsrum eller fler medlemskap under avtalstiden.

Det enklaste att förhandla på är hyran, antalet medlemskap, och gratis mötestimmar. Var inte för orolig för att binda er åtminstone en stund, det är trots allt ändå väldigt flexibelt att binda upp sig på 12 månader.