Evakueringslokaler - vad du behöver tänka på och vilka alternativ som finns

När olyckor eller katastrofer inträffar är det inte ovanligt att företag behöver evakuera sina kontor temporärt och hitta alternativa och tillfälliga kontorslokaler. Att snabbt hitta och etablera ett nytt tillfälligt kontor, då kallat evakueringskontor kan vara avgörande för att säkerställa smidig företagskontinuitet och minimera avbrott i verksamheten. I det här blogginlägget kommer vi att diskutera vikten av evakueringskontor, hur coworking spaces kan avhjälpa problemet och ge dig användbara tips för att hantera en sådan situation.

Varför behöver du ett evakueringskontor?

Den här listan kan egentligen göras ganska lång, men enligt vår erfarenhet så är den vanligaste orsaken bränder eller försenade renoveringsprojekt. Det kan även inkludera översvämningar, vattenskador, mögel eller naturkatastrofer.

Trots att vi har en pandemi i ryggen och idag bemästrar arbete från hemmet, finns det en hel del risker med att inte ha tillfälliga arbetsutrymmen. Några av de konsekvenser som förknippas med att negligera ett tillfälligt kontor:

• Avbrott i verksamheten och produktionsförluster
  Beroende på vilken bransch ett företag tillhör, kan det vara förödande att stå utan kontor en längre tid. Utan tillfälliga arbetsutrymmen kan vissa företag vara mer eller mindre oförmögna att fortsätta sin verksamhet under evakueringsperioden. Detta kan leda till betydande avbrott i arbetsflödet och stora produktionsförluster. Exempel på branscher som detta kan appliceras på är: rekrytering, telekommunikation och it-säkerhet.
  
• Minskad produktivitet och effektivitet bland anställda
  Anställda som förlorar möjligheten att ha en fysisk plats att arbeta från kan istället för att arbeta lägga sin tid på att hitta en arbetsplats eller flytta sig mellan olika ställen de kan arbeta från.
  
• Risk för förlorad affärsinformation och dataläckor
  Om tillfälliga arbetsutrymmen saknas kan det vara svårt att säkerställa en lämplig eller krävd nivå av säkerhet för viktig affärsinformation och dokument.
  
• Negativ påverkan på personalens välbefinnande och moral
  När anställda hamnar i en kaotisk situation utan en ordentlig arbetsmiljö kan deras stressnivåer öka och deras välbefinnande påverkas negativt.
  
• Missade affärsmöjligheter och begränsad tillväxtpotential
  Utan tillfälliga arbetsutrymmen kan företaget missa viktiga affärsmöjligheter, möten eller evenemang som är nödvändiga för att upprätthålla relationer med kunder och partners.

I många fall kan det fungera under en begränsad tid, men att inte ha tillfälliga arbetsutrymmen vid evakueringen av ditt kontor kan innebära allvarliga risker för företagets kontinuitet och produktivitet.

Coworking spaces som tillfälligt kontor

Coworking spaces lämpar sig otroligt bra som evakueringslokaler. I och med sina flexibla och korta avtalslängder behöver företag inte oroa sig för onödiga kostnader och överlappande kontorsavtal samt därmed dubbla hyror.

Coworking spaces erbjuder även snabb eller direkt tillgång, vilket innebär att ett företag kan vara up and running i princip samma dag som de skriver på avtalet. På coworking spaces ingår i regel i hyran ergonomiska möbler, nödvändig infrastruktur som internet och larm, dryck, städning och allt det som annars tillkommer som extra tjänster och kostnader. Läs mer här om vad coworking innebär.

Ytterligare en stor fördel med coworking spaces som evakueringskontor är möjligheten att få tillgång till flera kontor på olika orter. I praktiken innebär det att man kan erbjuda sina anställda att arbeta närmare hemmet under den tid ni evakuerar kontoret.

Hur du hittar rätt coworking space som evakueringskontor

Via yta.se marknadsplats för coworking har vi gjort det superenkelt att jämföra vilka alternativ som finns och är lediga just nu. På marknadsplatsen kan du filtrera efter de bekvämligheter ert företag behöver, vilka områden du kan tänka dig att hyra kontor i och snabbt få upp ett sökresultat med alla coworking spaces som har lediga rum efter dina kritierier just nu. Du ser priser, avtalsvillkor och tillgänglighet direkt på marknadsplatsen och kan boka visning enkelt online.

Finns det hjälp att få?

För att förenkla sökandet efter nytt kontor ännu mer, vare sig det är som evakuering eller något annat, erbjuder vi även vår tjänst "Bli matchad". Det innebär en kontorsexpert helt kostnadsfritt hjälper er sökning av lediga coworking spaces utefter era behov, krav och kriterier. Tillsammans med er bokar vi sedan in visningar på de alternativ ni vill gå vidare med. Vi följer även med i förhandlingarna där vi kan ställa offerter mot varandra samt ofta hjälpa er få bättre villkor.

Sökkriterer för evakueringskontor

1. Plats: Den geografiska plats ni behöver evakueringskontor. Kom ihåg att ni oftast får tillgång till flera platser och/eller städer med coworking spaces. Det kan vara i samma stad eller närområde som det ursprungliga kontoret för att underlätta för anställda och kunder.
2. Storlek: Definiera den nödvändiga storleken på evakueringskontoret baserat på antalet anställda. Tänk på att man på ett coworking space bara behöver en bråkdel av den yta man hyr på ett traditionellt kontor då ytor utöver det egna kontoret delas av samtliga hyresgäster.
3. Tillgänglighet: Säkerställ att evakueringskontoret är tillgängligt under den aktuella tidsperioden då det behövs.
4. Infrastruktur och utrustning: Bedöm vilken typ av infrastruktur och utrustning som behövs för att fortsätta verksamheten smidigt. Det kan vara höghastighetsinternet, möbler, utskriftsmöjligheter eller andra specifika resurser.
5. Tillgängliga faciliteter: Ta reda på vilka faciliteter som erbjuds på evakueringskontoret, såsom gemensamma utrymmen, pentry, mötesrum eller parkeringsmöjligheter.
6. Flexibla hyresvillkor: Kontrollera om evakueringskontoret erbjuder flexibla hyresvillkor som passar dina behov. Det kan vara korttidsavtal eller möjlighet till förlängning vid behov.

Avslutningsvis hoppas vi du har fått en bra överblick över varför coworking spaces är utmärkta alternativ för ett evakueringskontor. Oavsett om du tar hjälp av oss eller söker själv, tänk på att det är viktigt att vara förberedd och ha en plan för evakueringssituationer. Att ha tillgång till tillfälliga arbetsutrymmen, som coworking spaces, kan vara avgörande för att säkerställa företagets kontinuitet och minimera avbrott i verksamheten.