Vad kostar ditt kontor - egentligen?

I det här inlägget kommer vi att redogöra för hur prisskillnaden ser ut när man jämför egna kontorslokaler med att hyra ett kontor på coworking.

Kontoret är den kostnadspost som oftast är den näst största hos ett företag. När man ställer frågan “Vad kostar ert kontor?” får man oftast ett svar som endast baseras på kall-hyran för den egna kontorslokalen. Men har du tänkt på att det finns fler kostnader som kan tillskrivas kontoret? Här listar vi de vanligaste kostnaderna som är direkt eller indirekt kopplade till ert kontor:

• Reception (inkl personal)
• Fastighetsskatt (denna revideras uppåt var 3e år)
• El, värme/kyla och vatten
• Fiber
• IT
• Larm
• Städning
• Kaffe och te

Detta är löpande kostnader som företag ofta har på regelbunden basis, det vill säga månads- eller kvartalsvis. Till detta tillkommer kostnader som man kanske inte har lika ofta, eller som kan avskrivas på flera månader, men som ändå är en kontorskostnad:

• Skrivare och utskrifter
• Möbler och inredning
• Belysning
• Brandskydd
• Ev kaffemaskin (kan i många fall hyras per månad)
• Reparationer och underhåll av lokalen

Många tänker inte på att exempelvis nätverksinfrastruktur ligger på hyresgästens ansvar i ett traditionellt kontor. Ibland ärver man det från tidigare hyresgäst, men för lokaler på 400+ kvm som oftare genomgår en omfattande hyresgästanpassning (läs: blåses ut), så måste det installeras av er.

Allt som allt är det svårt att specificera en kostnad för ovan, då alla företag har olika behov och ambitionsnivå. Men ett riktmärke är mellan 10-20% av kontorshyran behöver läggas till för att sköta driften.

Kontorshotell samlar alla kostnader till en post  - och minskar dem

Jämför över 200 kontorshotell i Stockholm

Från 3 000kr/arbetsplats/månad

Hitta kontor i Stockholm

Visste du att många av dessa kostnader, i princip alla faktiskt, ingår i hyran när ni hyr kontor på ett kontorshotell? På engelska kallas kontorshotell ofta för “serviced office” vilket beskriver precis vad det är - ett kontor som tjänst. Kort och gott: ni hyr ett möblerat eller omöblerat kontorsrum eller kontorsyta och operatören sköter driften av kontoret och lokalerna.

En av många fördelar med kontorshotell och coworking är att ni delar på de gemensamma ytorna med de andra hyresgästerna. På så sätt betalar ni bara för den yta ni faktiskt använder på daglig basis - sociala och gemensamma ytor som kök och toaletter ingår i hyran. På många kontorshotell ingår dessutom extra faciliteter och aktiviteter såsom frukost, nätverksträffar, AW:s, idrottsaktiviteter med mera.

Viktigt att tänka på när man jämför coworking med vanligt kontor

På coworking blir kvadratmeterpriset upp mot det dubbla i jämförelse med traditionellt kontor, men det finns en rimlig förklaring till detta:

• På coworking betalar man en premie för att slippa drifta ett kontor och betala för det (operationella kostnader).
• På coworking sitter man mer effektivt och behöver inte alla faciliteter (toaletter, kök/pentry, lounger, mötesrum med mera) i sin egen yta. Men man har tillgång till alla dessa gemensamma utrymmen som ofta rör sig om uppemot 1.000kvm. Räknar du kvadratmeterkostnad så blir det fel att bara jämföra den egna ytan mot en total yta.
• En viktig faktor att tänka på är också investeringskostnaden för flytt till coworking kontra traditionellt kontor. Att betala flyttfirma och en blygsam deposition kan vara svårt att komma undan, men i jämförelse är investeringskostnaderna för coworking marginella. På ett eget kontor kan investeringen i möbler och inventarier bli substantiella.
• Praxis för traditionella kontor är 6 månadshyror varmt i deposition, men kan förhandlas ner beroende på förutsättningar som ert bolags finanser och fastighetsägarens investering i lokalen. För coworking ligger depositionen oftast på 1-2 månadshyror.
  

Sammanfattningsvis kan man säga att coworking är mer effektiv när det kommer till både yta och kostnader. På coworking kan man sitta på ner mot 3 kvm/arbetsplats, men vi på yta.se rekommenderar  4+kvm/arbetsplats. Det ger en mer generös känsla som i större utsträckning tillåter egen lounge, växter och annat som gör kontoret mer hemtrevligt och i slutändan leder till att man trivs bättre. På ett eget kontor får ni räkna med 10-20kvm/arbetsplats, beroende på hur modernt ventilationssystemet är.

På så sätt är coworking mer kostnadseffektivt än traditionellt kontor eftersom man endast betalar för den yta som används dagligen.