RFSL flyttade från 900kvm traditionellt kontor till 130kvm på kontorshotell

Vi på yta.se har fått äran att hjälpa RFSL att hitta sitt nya kontor i Stockholm. RFSL är en ideell organisation som grundades 1950 med målsättningen att samma rättigheter, möjligheter och skyldigheter ska gälla för hbtqi-personer som för alla andra i samhället. RFSL arbetar lokalt, nationellt och internationellt och är en ständigt växande organisation med cirka 5 000 medlemmar och 36 avdelningar i Sverige. Efter över 30 år i samma hus för RFSL:s förbundskansli i Stockholm var det tydligt att deras behov och förutsättningar inte gick ihop med vad den tidigare hyresvärden ville erbjuda. När hyresvärden valde att säga upp avtalet för omförhandling fick RFSL en knuff i rätt riktning.

Vad var viktigt för er när ni letade kontor?

– Att kontoret ska vara tillgängligt, framförallt i en framtid där vi redan nu ser tecken på att personal väljer att bo utanför Stockholm och lätt behöver kunna komma in med tåg men också för de som vill nå kontoret med cykel. Hyresnivån behövde matcha våra tajta förutsättningar. Vi lägger hellre resurser på vår verksamhet än lokalkostnader, säger Fredrik Nilsson insamlingschef på RFSL.

Service var inte en initial fråga för RFSL men väl på plats på 7A Posthuset har det blivit lätt att vänja sig med all den service som kontoret erbjuder. Något de jobbar på redan nu är företagskulturen och hur man utvecklar den när man sitter på kontorshotell. Det är en av utmaningarna och något de redan vid inflyttningen i somras började arbeta med.

– Det en fantastisk tillgång för oss att få tillgång till all den service som erbjuds så att vi kan fokusera på vår kärnverksamhet och det vi är bäst på. Att ha en bemannad reception och gott kaffe att tillgå hela dagarna är inget vi var vana vid, säger Fredrik.

RFSL fick stöd att se lösningar utifrån scenarios som de själva tagit fram och initialt var det viktigt att minska kostnaderna för lokaler samt hitta en mer flexibel lösning sett till behov och tid. Och kostnadsbesparingar har de redan kunna se – men inte exakt hur mycket eftersom att flytten är så färsk. Samma sak när det kommer till personalnöjdheten – lite tidigt att se men redan nu hörs kommentarer bland de anställda som "det är det finaste kontor jag varit på” och ”detta är så mycket bättre än det vi hade tidigare”, men såklart är det en större omställning för vissa i personalstyrkan.

Skulle ni rekommendera dessa typer av lösningar till andra organisationer?

– Har svårt att se tydliga nedsidor med detta, men det är en stor och krävande omställning för alla; inte minst oss chefer. Är man redo för det? Tydligast är de olika ekonomiska argumenten men jag ser fram emot nya arbetssätt och kanske framförallt chansen till nya kontakter med andra företag och organisationer som vi delar arbetsplats med. Jag tror att kontorshotell/coworking och den flexibiliteten som koncept är här för att stanna, säger Fredrik.

Att ta hjälp av yta.se har varit en tydlig men ändå flexibel process upplever Fredrik.

– Ni fick ha en hel del tålamod med processen från vår sida men jag skulle absolut rekommendera andra företag att ta hjälp av er på yta.se och har faktiskt redan under vårt kontorssökande tipsat om er. Vi fick ärlig, snabb och personlig hjälp att hitta de alternativ som var bäst för oss. Ni utmanade oss att tänka nytt och utanför boxen, berättar Fredrik.

Om ni är intresserade att kolla efter en liknande kontorslösning kontakta oss på yta.se så hjälper vi er ta fram alternativ.