Guide: Kontor anpassade för konsultföretag

Storkunden vill utöka samarbetet, en annan har förlängt uppdraget, och bänken är tom med alla konsulter ute hos kund. Allt går precis som det ska - uppåt och till höger. Samtidigt som affärerna går bra så ekar kontoret tomt om dagarna, förutom när alla kommer in till den där härliga AW'n och det istället blir knökfullt.

På något sätt blir högkvarteret för konsultföretag både för stort och för litet - aldrig riktigt rätt.

Konsultkontoret är en knepig sak att lösa. Långa hyresavtal, höga hyror, och inflexibilitet är alla parametrar som inte rimmar särksilt väl med den dynamiska konsultvärlden.

Vanliga utmaningar för konsultföretag med deras kontor

• Snabba rörelser upp och ned i arbetsstyrka gör det svårt att prognostisera kontorsbehovet över längre tid
• Låg beläggningsgrad - med många ute hos kund är behovet av kontor ofta väldigt litet, men när alla kommer in blir behovet stort
• Vem tar hand om kontoret? I mindre konsultorganisationer hamnar ansvaret ofta hos någon som egentligen inte är så sugen
• Höga kontorskostnader - med höga hyror i Sverige och ineffektiva lokaler har många konsultföretag för höga kontorskostnader sett till behovet

Lösningen på problemet stavas flexibla kontor för konsultföretag på kontorshotell eller coworking. Med coworking kan ni både sänka kostnaden per arbetsplats drastiskt och samtidigt öka kvaliteten på kontoret. Denna typ av lösning har exploderat i popularitet bland just konsulter varför vi tänkte att det är på plats att reda ut vad det är och hur det fungerar.

I den här guiden kommer vi gå igenom varför flexibla kontor är en bra lösning för konsulter, vad det finns för alternativ, och hur ni bäst går tillväga för att hitta ett upplägg som passar ert team bäst. Samt: Ett exempel på hur det kan se ut.

Hur fungerar ett konsultkontor på coworking?

Coworking, eller också känt som kontorshotell, är ett snabbt växande fenomen inom kontor som innebär att man hyr en del av ett större kontor och nyttjar gemensamhetsytor som driftas av operatören. Istället för att hyra och drifta ett eget kontor är coworking som att lägga ut den tjänsten på en extern leverantör, så att ni istället kan fokusera på er core business. Bäst av allt - ni slipper långa bindningstider.

Coworking har blivit alltmer populärt bland konsultföretag just för den unika möjligheten att tillgodose konsulters något speciella kontorsbehov. Utöver ert egna kontor för de som oftast är på kontoret, finns tusentals ytterligare kvadratmeter kontor att nyttja när ni väl behöver det.

Idag finns det över 200st kontorshotell i Stockholm (läs mer i Marknadsrapport 2022), och det växer även snabbt i resten av Sverige. Oavsett om ni är 2 personer, 10 personer, eller 100 personer så finns det ett kontorshotell anpassat efter era behov.

Men varför är det ett så passande kontor för just konsulter? Läs vidare.

Flexibilitet i hyreslängd och villkor

Traditionella egna lokaler hyrs på långa avtal, i regel 3-5 år. Inför inflytt så görs en anpassning av kontoret och sedan är det vad det är under hyrestiden, med små möjligheter till förändring.

Ett kontorshotell vänder på konceptet och erbjuder bindningstider från 3 månader. Utöver möjligheten till extremt flexibla hyreslängder är det även enkelt att skala upp eller ned sin yta inom kontorshotellet.

Detta innebär att om kontorsbehovet ändras med kort varsel, till exempel genom tillsättningen av ett nytt inhouse projekt, kan ni antingen säga upp kontoret helt och flytta någon annanstans, alternativt lägga till eller ta bort yta från er befintliga lösning. På så sätt följer kostnaden för kontoret erat behov, och ni slipper ta höjd för det vid inflytt.

Möjlighet för alla konsulter att komma in till kontoret utan att behöva ett stort eget kontor

Den största fördelen med coworking för konsultteam är möjligheten till att nyttja de gemensamma ytorna på kontorshotell, och på så sätt bara betala för det ni behöver.

Låt oss göra ett exempel

Ert konsultbolag är 30 anställda, varav 5 personer har kontoret som huvudsaklig arbetsplats och 25 har kunden som arbetsplats. Ni vill kunna erbjuda de 25 möjligheten att komma in till kontoret när de vill för att arbeta, samt så vill ni kunna samla hela företaget vid olika tillfällen.

På coworking skulle ni kunna hyra ett kontor anpassat för 5 personer, och ge resterande konsulter medlemskap. Detta innebär att de har möjlighet att komma in till kontoret och arbeta i de öppna ytorna, boka mötesrum, och får ta del av servicen på plats - samt det alltid finns en plats för dem på fredags-AW'n.

På så sätt betalar ni för i snitt 5 personer men kan ändå erbjuda ett kontor till samtliga.

Representativa kontor med full service

Många konsultföretag använder kontoret som ett rekryterings- och säljverktyg. Det ska vara centralt, det ska vara representativt, och helt enkelt en härlig plats att komma till. För många är detta både en svår och dyr prestation att uppnå.

På coworking är det enkelt att skämma bort era medarbetare, utan att man själlv behöver lyfta ett finger. Allt som vanligtvis behöver trixas och fixas med, ingår, så som möblering, wifi, kaffe och té. Utöver det finns ofta många bonusar så som frukost varje dag, AW, och andra events tillsammans med de företagen som också hyr kontor i samma kontorshotell. Allt detta i vad som oftast är de finaste kontoren med en inredning framtaget av proffs, helt enkelt en bra arbetsplats som är svår att uppnå själv.

Läs exempelvis vad Konsultnet som flyttade från 500kvm egna kontor till Convendum

Hur ser ett kontor på coworking ut?

I takt med att kontorshotellsmarknaden vuxit har även utbudet tagit fart. Det finns idag olika typer av lösningar beroende på storlek på företag, men också en stor variation i utbudet sett till stil och utformning. Låt oss reda ut hur det kan se ut när ni väl är på plats.

Ert kontor

Beroende på storleken på ert team har ni tre alternativ:

• Platser i loungeytor (1-2 personer)
• Privat kontor (2-15 arbetsplatser)
• Egen avdelning (fler än 15 arbetsplatser)

De vanligaste alternativen är privata kontor eller en egen avdelning. Det båda av dessa har gemensamt är att ni hyr ett privat och låsbart kontor som ni har access till 24/7. Kontoret är fullt möblerat och ni behöver bara ta med er datorerna för att komma igång.

I er kontorsyta så har ni främst arbetsplatser, och då för det antalet personer som förväntas vara på kontoret varje dag. Om ni hyr en egen avdelning så finns möjlighet att utforma sin yta precis som man vill ha den, med egna mötesrum, loungeytor och telefonbås - läs mer om det här.

Räkna med att ytan ni behöver i er del är 3-5kvm per person. Det vill säga ett kontor som är för 5 arbetsplatser bör vara på 15-25kvm. Hyr ni en egen avdelning rekommenderar vi 4-7kvm/arbetsplats, så för 30 personer skulle ni behöva 120-210kvm.

De gemensamma ytorna

Utöver ert kontor så har ni tillgång till tusentals kvadratmeter med gemensamma ytor. Detta är ytor som ni är fria att nyttja och blir en förlängning av ert egna kontor. Fastän ni delar ytorna med andra bolag så brukar dessa ytor upplevas som varumärkesbyggande.

Många av dessa kontorshotell är pampiga och påkostade, och har fler bonusar och fördelar än man hinner ta del av. Några exempel är paddelbana, Europas största gamingarena, och en takhöjd på +20m.

• Mötes och konferensrum i alla storlekar - bokas efter behov
• Öppna arbets- och loungeytor - både i form av soffplatser och riktiga arbetsbord
• Matsal/pentry, bar och hängytor
• Terrass, gym, omklädningsrum, garage med mera

Många kontorshotell har flera anläggningar per stad, och då har medlemmarna access till alla anläggningar. Det betyder att ni enkelt kan boka kundmötet i era kontor varsomhelst i stan.

Medlemskapen

Ett kontor på kontorshotell består av en yta och ett antal medlemskap. Medlemskapen ger access till samtliga kontorshotell som operatören driftar, all service de tillgodoser, möjlighet att sitta och arbeta i de öppna ytorna samt tillgång till mötesrum och telefonbås.

I kontoret som hyrs ingår ofta antalet medlemskap som får plats i rummet. Det vill säga, är kontoret för 7 personer så inkluderas 7 medlemskap. För resterande behöver ni lägga till ytterligare medlemskap, för vilket det finns lite olika alternativ.

Medlemskap blir ofta en viktig del av kostnaden för konsultorganisationer, och det är inte alltid helt enkelt att tyda de olika uppläggen som erbjuds. Enligt vår erfarenhet så går denna del ofta att förhandla och diskuteras senare i processen för att hitta en helhetslösning.

All access - helmedlemskap

Medlemskapen som är inkluderade i rummen är oftast helmedlemskap, dvs helt utan begränsningar. Dessa medlemskap passar för de som är inne på kontoret mycket.

Beroende på kontorshotell kostar dessa mellan 500 - 5000kr/person och månad om de köps till utöver kontoret.

Begränsade medlemskap

Nyckeln till ett bra upplägg för konsulter är begränsade medlemskap. Dessa är antingen begränsade i tid (antal dagar per månad / vecka) eller på andra parametrar så som tillgång till operatörens övriga anläggningar.

Detta innebär att ni kan erbjuda en bra arbetsplats även till era konsulter som vanligtvis är ute hos kund, då kostnaden blir väldigt låg om de inte behöver ständig tillgång till kontoret. Även för nyanställda som behöver onboardas så blir det en perfekt start på det nya jobbet att komma till en proffsig arbetsplats.

Dessa kostar allt från 0kr - 1500kr/person/månad att lägga till beroende på kontorshotell och hur mycket access man behöver till kontoret.

Service

En av de största fördelarna med coworking är servicen som ingår vilket gör det enkelt att erbjuda ett attraktivt kontor utan att behöva lägga ner någon energi själv.

Grundbehoven så som möblering, wifi, städning, kaffe, dryck och snacks är standard överallt och inget ni behöver engagera er i.

Utöver det är utbudet av tjänster som ingår som lyfter upplevelse stor. Några exempel av vad som erbjuds och ingår i hyran:

• Frukost varje dag
• AW på torsdagar eller fredagar
• Nätverksevent och föreläsningar
• Gym
• Running club / paddel
• Konferensservice (kaffe / lunch / fika, ibland mot kostnad)
• Möjlighet att köpa lunch på plats

Case - vad kostar det att hyra ett kontor på kontorshotell?

På yta.se hjälper vi årligen hundratals företag att hitta och jämföra kontorshotell både via vår marknadsplats och via vårt dedikerade team av kontorsexperter. I och med att vi hjälper våra kunder från start till avslut så vet vi av erfarenhet hur uppläggen brukar se ut för konsultbolag.

Vi återgår till exemplet vi använde ovan, ett konsultbolag med 30 anställda med ett behov av 5 arbetsplatser. Vi förutsätter att de vill sitta mitt i Stockholm City och jämför ett mer kostnadseffektivt alternativt samt ett premiumalternativ.

Kostnadseffektivt exempel

Nedan exempel är från en central aktör med fina anläggningar där mycket service ingår. Inte fullt lika mycket loungeutrymmen som på de dyrare alternativen.

Privat kontor för 5 arbetsplatser ink medlemskap (18kvm): 27 000kr/mån

Deltidsmedlemskap (4ggr/månad) för 25 personer: 6 250kr/mån

Total månadskostnad: 33 250kr/mån

Kostnad per arbetsplats för de 5 på kontoret: 5 400kr/mån

Kostnad per person för konsulter: 250kr/mån

Premiumexempel

Nedan är ett exempel på en premiumanläggning på bästa adress med allt av det bästa. Här finns mängder med loungeytor och arbetsplatser för konsulterna att nyttja när de väl är inne.

Privat kontor för 5 arbetsplatser ink medlemskap (15kvm): 52 500kr/mån

Konsultmedlemskap för 25 personer: 25 000kr/mån

Total månadskostnad: 77 500kr/mån

Kostnad per arbetsplats för de 5 på kontoret: 10 500kr/mån

Kostnad per person för konsulter: 1000kr/mån

Exempel på traditionellt kontor

I city får man räkna med 8 500kr/kvm/år i varmhyra, men då utan möbler och service. Om vi räknar lite lågt och tillåter ett eget kontor att bara rymma 15 personer, dvs 150kvm, så skulle det innebära en hyra på 106 250kr/mån. Lägg därtill 10-20 000kr/mån för internet, el, städning, möbler med mera så hamnar vi på ca 120 000kr/mån. Kalkylen går knappt att jämföra med möjligheten att räkna hem så mycket yta.

Vad ska man tänka på när man letar en flexibel kontorslösning för ett konsultteam?

För att avsluta den här guiden vill vi dela med oss av våra bästa tips i jakten på ett nytt kontor. Då kontor är en sällanköpsvara är det svårt att vara särskilt insatt som köpare, speciellt inte då marknaden utvecklas så snabbt med nya koncept. Tveka inte att höra av er till oss på yta.se för kostnadsfri hjälp med att hitta och jämföra ert nästa kontor. Vi håller stenkoll på marknaden genom att underhålla en databas av över 7000 tillgängliga kontor på kontorshotell i Stockholm, Göteborg, och Malmö.

Våra tips för att hitta rätt kontor för ert team

• Går ni i tankarna om att byta kontor? Se till att åtminstone utvärdera coworking. Ni kan möta motstånd internt pga förutfattade meningar, men ni gör er själva en björntjänst genom att inte inkludera det i alternativrymden
• Undersök er beläggningsgrad - noggrant! Många tror att det är betydligt fler som är på kontoret än vad sanningen säger. Det går att kapa stora kostnader genom att ha koll på denna.
• Har ni behov utav att ha tillgång till kontor på flera platser? De största aktörerna har många anläggningar i hela Sverige som ni får tillgång till
• Stirra er inte blinda på första presenterade priset - ofta krävs en dialog kring prissättning utifrån ert totalbehov av konsultmedlemskap, och bra rabatter kan förhandlas fram.
• Gå på många visningar! Det är som att kolla på bostad, det gäller att komma ut på plats för att känna vad som passar er.
• Räknar ni med att konsulterna kommer arbeta på plats ofta? Se till att välja ett kontorshotell som har många och bra loungeutrymmen, det kan variera kraftigt från anläggning till anläggning.
• Tycker ni det är kul att hänga socialt? Välj en anläggning som anordnar mycket event och AW's så får ni en hel del sociala event på köpet.

Hur hittar man ett konsultkontor via yta.se?

Använd vår marknadsplats

På vår marknadsplats samlar vi alla kontorshotell i Stockholm, Göteborg och Malmö. Det som gör vår marknadsplats unik är att vi samlar och uppdaterar alla vakanser på rumsnivå, för att veta exakt vad som finns ledigt var. Idag har vi över 7000 rum i vår marknadsplats vilket gör det väldigt enkelt att hitta och jämföra alternativen.

Tänk bara på att marknadsplatsen visar rummen inklusive kostnad för medlemskap som är lika med antalet som får plats. Vill ni lägga till konsultmedlemskap tillkommer det en kostnad

Få kostnadsfri hjälp av en kontorsexpert

Vårt team av kontorsexperter finns här för att kostnadsfritt guida er till den bästa lösningen för ert team. Fyll i vårt formulär så tar vi kontakt för ett förutsättningslöst möte. Våra experter hjälper årligen hundratals företag med att hitta rätt kontor och har stenkoll på marknaden. För ett knepigare case som ett konsultcase vet vi precis vilka anläggningar som fungerar bra och vilka som är sämre.

• Berätta om era behov så hjälper vi er ta fram en behovsspec och berättar hur marknaden fungerar
• Er kontorsexpert tar sedan fram en shortlist med alternativ utefter era behov, med komplett information om storlek, pris, inflytt, bilder
• Vi hjälper er boka in en visningsrunda på en förmiddag eller eftermiddag för att kika på alternativen
• Vi ser till att ni får den bästa möjliga dealen, då vi ser så många affärer

Prata med Pär om era behov

Pär Lövgren - Kontorsexpert

Få hjälp med att hitta rätt kontor

Hoppas den här guiden varit till hjälp, vi tror stenhårt på att många konsultbolag har mycket att tjäna på att göra flytten till ett mer flexibelt kontorsliv.