Hur skapar man en egen kultur på ett kontorshotell?
Kontorshotell, coworking, företagshotell eller kontorskollektiv. Kärt kontor har många namn.
I skrivande stund är utbudet av kontorshotell och coworking spaces större än det någonsin varit, och aktörerna slås om hyresgästerna genom att erbjuda mer service, bättre lägen, högre takhöjd, bättre kaffe, snabbare Wi-Fi. Ja, allt man kan komma på för att underlätta sina hyresgästers kontorsupplevelse och vardagar.
Men - en fråga står sig kvar genom alla dessa kontorshotell och coworking spaces oavsett vilken stad de befinner sig i. Hur kan man som företag skapa sin egna känsla, kultur och identitet på ett kontor som driftas av någon annan?
Svaret är tudelat - och det beror mycket på vilken aktör och anläggning man väljer att hyra sitt kontor hos.
På vissa kontorshotell är man väldigt begränsad i hur mycket man kan anpassa sitt kontor i termer av färger och design, då man vill bibehålla en enhetlig känsla genom sina lokaler. Hos dessa kontorshotell är standarden alltid väldigt hög - såpass hög att man som hyresgäst sällan känner ett behov att anpassa sin lokal. Dessa kontor lämpar sig väl för de som behöver en mötesplats, men kanske desto mindre kontorsyta. Ett bra exempel är kontor för konsulter som vi har skrivit om på bloggen tidigare.
Om man hyr in sig på ett kontorshotell där ens egen påverkan på kulturen och deisngne på kontoret är mindre eller obefintlig, annamar man ofta istället kontorshotellets kultur som är framtagen av experter.
På de andra kontorshotellen däremot, finns det goda möjligheter att påverka sin egen yta, utformning och därmed identitet på sitt kontor.
Vi hjälper er hitta rätt kontor
En av våra experter hjälper er kostnadsfritt att jämföra alternativ
Få hjälpKontorshotell där man kan utforma sin kultur
Här kommer vi redogöra för några av de kontorshotellen som går att påverka utformningen på sitt egna rum på kontorshotellet. Det kan gälla allt från att riva ner eller sätta upp väggar inom sitt kontor, till mindre saker som att måla om väggarna, sätta upp tavlor eller skapa en egen lounge i sitt kontor.
I syfte att redogöra för detta kommer vi använda vårt eget kontor som exempel. Bilden högst upp i det här inlägget är från vårt egna kontorsrum om 60 kvadratmeter, anpassat för 12 fasta arbetsplatser.
Vi sitter i skrivande stund hos kontorshotellet iOffice, som är ett av de mer flexibla alternativen i termer av hur mycket man kan påverka sin egen yta. På våra 60 kvadratmeter har vi plats för följande:
- Egen lounge med soffgrupp och TV för våra möten med hela teamet
- Internt mötesrum som även är tyst rum, där våra utvecklare ofta sitter för att kunna arbeta ostört
- Fasta arbetsplatser för 12 personer
- Hundkoja för vår kontorshund
- Tavlor, roll-ups och ljusarmaturer med vår logga
- Sideboards, hurtsar, tv-bänk, punktbelysning, extra stolar, växter och jack-hängare
Det här kontoret ger oss betydligt lägre behov av att hyra mötesrum. Även om vi använder mötesrum en del kommer vi knappt upp i den potten vi har inkluderad per månad eftersom vi har en så stor del av våra möten i vårt egna mötesrum eller i vår egen lounge när hela teamet är med.
Ett av de bästa tipsen vi kan ge
Är att man tar lite större yta än man tänkt att man behöver. Får många som flyttar från traditionella kontor till coworking kommer detta tämligen naturligt, då man är van vid att man hyr stora kontor och behöver ta höjd för andra funktioner än bara fasta arbetsplatser. I praktiken handlar det dock oftast bara om ett par enstaka kvadratmeter man behöver utvidga sina behov med, om vi återgår till vårt kontor på bilden ovan, så är vår lounge bara 10 kvadratmeter stor, motsvarande ca 2 fasta arbetsplatser.
Detta möjliggör även en mer öppen planlösning och att man inte behöver känna att man tummar på medarbetarnas utrymme, utan faktiskt hyr mer än vad som egentligen hade behövts och sätter lite lyxprägel på kontoret.
Den öppnare planlösningen kan sedan utrustas med mer identitets-bringande artiklar som passar er kultur, vare sig det är dashboards, motivations-tavlor eller säljtävlingar så har ni nu lite extra väggutrymme.
För att få en bild över hur prisbilen ser ut på kontorshotell och hur ni skulle kunna utforma er yta, se gärna vårt inlägg kring hyresnivåer för kontorshotell i Sockholm.
Behöver man verkligen ett internt mötesrum?
Innan man skriver på för sitt nya kontor är det en lång lista på behov och krav man behöver stämma- och checka av. Mötesrum är alltid en viktig fråga på alla kontorshotell, och det kan kännas som ett enkelt sätt att köpa sig ur problemet att man helt enkelt skapar ett internt mötesrum och tar den extra kostnaden. Men behövs det verkligen?
Undersök planlösningen noggrant, var ligger närmsta mötesrum i förhållande till ert kontor? Hur ser det ut med lounger och kök i närheten? Och finns det telefonbås i närheten till ert kontor?
Om ert kontor ligger i närheten av en lounge eller telefonbås minskar behovet av ett internt mötesrum avsevärt, då man vid många tillfällen kan ta sitt samtal eller mindre officiella möte i en lounge.
Så, hur skapar man då sin egen identitet på ett kontorshotell?
Efter man har genomfört sina interna medarbetarundersökningar och kommit fram till vad ens kultur är, i samband med sina kontorsbehov, är det nu dags att fatta beslut kring vilket kontorshotell som möter era krav. Våra kontorsexperter som arbetar med detta dagligen guidar er snabbt genom marknaden och tar fram förslag på lediga kontor för er, som matchar era behov och krav. Förbered er på frågor som:
- Hur hög beläggning har ni på kontoret?
- Vad är er kultur, och hur kan kontoret tillgodose den?
- Vilka områden kan ni tänka er hyra kontor i?
Beroende på hur svaren ser ut, kommer vi vägleda er till rätt kontor som har de rätta förutsättningarna för att kunna skapa er kultur utifrån de medlen som finns tillgängliga.
5 tips för att skapa en bra företagskultur på ett kontorshotell
- Hyr ett lite större kontor än vad antalet fasta arbetsplatser kräver
- Enklare saker som växter, team-bilder, tavlor och annan inredning kan ta er längre än man tror, i synnerhet när ens medarbetare jämför ert egna rum med grannkontoren som inte har dekorerat väggarna.
- Har ni en dashboard eller roll-up kultur? Den där tomma väggen får gärna prydas med det som ert team motiveras mest av.
- Måla om väggarna. Allt man kan göra för att få sitt kontor att kännas som sitt eget, snarare än en del av någon annans, kommer skapa en starkare vi-känsla internt.
- Anordna en gemensam aktivitet per vecka. Att samla teamet kan verka lättare sagt än gjort i kölvattnet av pandemin då medarbeterna har vant sig vid hemmakontoret. Att hyra ett nytt kontor är ett ypperligt sätt att mjuka upp återgången till kontoret något, i synnerhet om det är all inclusive, som kontorshotellen är, och ingen medarbetare behöver brygga kaffe eller städa. Att komma in till ett härligt kontor där allt bara fungerar är så mycket enklare än att känna att riskerar att sitta själv i ett stort kontor och brygga sitt eget kaffe.
Sist men inte mist - glöm inte att det alltid finns kostnadsfri hjälp att få. Kontorshotell är en riktigt bra produkt som kan stötta företag i väldigt många skeenden. Vårt team av kontorsexperter är i kontakt med hela marknaden dagligen och vet precis vilka anläggningar som passar vilka behov.
