Guide: Coworking för större företag

Coworking har länge associerats med frilansare och småföretag, men sanningen är att det finns ett brett spektrum av flexibla arbetsutrymmen tillgängliga för större företag med team på 20 till 100 anställda. Allt fler större företag väljer idag att hyra en egen avdelning på coworking istället för ett traditionellt kontor för att komma åt fördelarna med ett flexibelt avtal, full service samt ett kontor anpassat för det moderna arbetssättet.

Traditionella kontor har historiskt sett varit en svårhanterlig lösning för växande organisationer, med krav på avtal som varar i 3-5 år och höga initiala kostnader. Som företagsledare är det nästan omöjligt att förutse det exakta utrymmesbehovet under en 3-årsperiod, och resultatet stämmer sällan överens med de ursprungliga förväntningarna. Dessutom kräver etablering och underhåll av ett kontor stor investering av tid och pengar - en expertis som vanligtvis saknas internt.

I kontrast till detta har coworking-sektorn skjutit i höjden tack vare korta kontraktsperioder och en tjänstifierad affärsmodell som lockar hyresgäster. För större team har det blivit allt mer populärt att hyra en egen avdelning, ofta refererat till som ett "big office". Denna lösning är en hybrid mellan ett privat kontor och coworking, där företag hyr privata, avgränsade sektioner samtidigt som de tar del av de gemensamma utrymmena och de tjänster som coworking-utrymmet erbjuder.

I den här guiden kommer vi gå igenom vad en egen avdelning på coworking är för något, hur det fungerar, för- och nackdelarna med produkten jämfört med ett traditionellt kontor, samt hur man bäst hittar en egen avdelning på coworking för ens team.

Vad är en egen avdelning på coworking?

En egen avdelning på coworking är en hybrid mellan ett traditionellt kontor och coworking som fokuserar på flexibla avtalstider och att all drift sköts av coworkingoperatören.

Förutom att det är en flexibel och kostnadseffektiv lösning i hybridarbetets tid, är det även förstklassiga kontor som kan skämma bort även den mest kräsne medarbetaren.

Coworking som koncept går ut på att en coworkingoperatör hyr en större yta, allt från ett våningsplan till en hel fastighet, och sedan hyr ut kontor styckvis till olika bolag. Operatören står för all drift av kontoret så som städning, reception, internet, kaffe med mera. Hyresgästen fokuserar på sin core business medan coworkingoperatören skapar ett förstklassigt kontor för arbete.

Som hyresgäst på coworking har man förutom tillgång till den egna kontorsytan också tillgång till resten av coworkinganläggningen som oftast är tusentals ytterligare kvadratmeter med loungeytor, mötes och konferensrum, gym med mera.

En egen avdelning på coworking ser därför väldigt annorlunda ut än ett eget kontor, då behovet av yta minskas drastiskt med tanke på tillgången till alla gemensamma ytor. Ett företag med 50 anställda kan enkelt komma undan med 150-200kvm egen yta, jämfört med 500-600kvm på ett traditionellt kontor. Den enkla förklaringen till detta är att för varje kvadratmeter egen avdelning ni hyr, finns 2kvm till utanför dörren som ni också har tillgång till.

En egen avdelning brukar oftast beräknas kring 3-7kvm/person och innehåller:

• Låsbar entré till den egna ytan
• Plats för arbetsplatser
• Något mötesrum
• Samtalsbås
• Loungedel

Utanför den egna ytan har man tillgång till:

• En uppsjö av samtalsrum, mötesrum och konferensrum (vilket minskar behovet av mötesrum i den egna ytan drastiskt)
• Loungeytor för att jobba i
• Kök
• Toaletter
• Reception
• Takterrasser
• Gym
• ... och allt annat man behöver i ett kontor

Vad ingår i en egen avdelning på coworking?

Coworking är ett fullservice-koncept som innebär att mer eller mindre hela notan för kontoret hamnar på hyran direkt. Det innebär enkel administration av ekonomin men också en otroligt enkel flyttprocess. Mer eller mindre klarar de flesta företagen av att bara ta med sig sina datorer och dyka upp på kontoret.

• Avtalstider mellan 3-24 månader
• Möjlighet att skräddarsy den egna avdelningen efter behov
• Arbetsplatsmöblering
• Internet (och möjlighet till egen lina)
• Städning
• Kaffe
• Medlemskap för samtliga anställda
• Tillgång till fler kontor än bara huvudkontoret
• Reception
• Posthantering

Utöver att det blir överskådligt vad kontoret kostar minskar även investeringsbehovet kraftigt:

• 1-2 månaders deposition istället för 6 månader som är vanligt på egna kontor
• Inga eller låga investeringskostnader i möbler
• Inget behov av att investera i IT-infrastruktur

Fördelarna med en egen avdelning på coworking för större företag

Våra erfarna kontorsexperter på yta.se har haft nöjet att hjälpa många större företag att hitta och jämföra coworkingalternativ. Alltsomoftast grundar sig behovet i något av följande:

• Ett förändrat arbetssätt - efter pandemin pratar vi med många företag som berättar om att de sitter på för stora ytor som ekar tomma. Genom att erbjuda ett kontor som passar för det antal som oftast är inne men ha överkapacitet för resterande anställda när de väljer att komma in går det att hitta en mycket kostnadseffektivare lösning med coworking.

• En osäkerhet kring framtiden - kommer vi växa eller krympa, som gör det attraktivt att teckna flexibla avtal som gör det möjligt att skala behovet upp och ned. Börjar ni med att hyra en avdelning för 20 personer är det enkelt att i efterhand lägga till fler ytor för att öka kapaciteten.
• Enkelheten i att någon annan sköter driften - istället för att anställa receptionister, hantera leverantörer av entrémattor och kaffemaskiner, så sköts allt detta av en professionell helhetsleverantör
• Erbjuda en attraktiv arbetsplats - många coworkinganläggningar är väldigt inspirerande arbetsplatser som lyfter det egna varumärket både mot anställda och kunder

Vanliga frågor från större företag

Hur fungerar det med säkerhet, vi arbetar med känsliga uppgifter?

Inga problem! Er avdelning är låst och tillhör endast er. Det sitter flertalet börsnoterade bolag och andra känsliga verksamheter som hyresgäster på coworking idag.

Vi behöver ha eget nätverk och / eller serverrumsyta, går det att ordna?

Absolut! Det är vanligt förekommande. Ofta så sätts IT på coworkinganläggningen ihop med er IT person för att hitta en passande lösning.

Finns det möjlighet att anpassa vår egna yta?

Ja! För större företag är det vanligt att man vill anpassa ytorna efter de egna behoven samt sätta sin egna prägel på ytorna. Tillsammans med coworkingoperatören kan ni diskutera fram en plan som passar er.

Hur hittar jag ett kontor på coworking för mitt team?

Idag finns det över 200st coworkinganläggningar bara i Stockholm, och mängden coworkingoperatörer som erbjuder lösningar för större företag bara växer och växer. Är ni ute och söker efter ett nytt kontor rekommenderar vi starkt att ni åtminstone utvärderar coworking som ett alternativ.

Det positiva är att det är en förhållandevis enkel process jämfört med att hyra ett eget kontor. Ofta går det att vara ute bara någon månad i förväg, och det krävs inga omfattande förhandlingsprocesser eller arkitektmöten. Det svåraste är att hitta rätt utbud.

Att hitta rätt coworking för ert team görs bäst genom följande process:

• Identifiera er totalbudget för kontoret, dvs inte bara hyran utan all service som krävs för ett fungerande kontor
• Kartlägg arbetsplatsbehovet - hur många arbetsplatser behöver ni och hur många människor behöver access till kontoret? Ofta är det 2 helt olika siffror
• Kartlägg mötesrumsbehovet - hur mycket möten har ni och av vilken typ? Många informella möten går bra att ha i de allmänna ytorn på coworking
• Prata med en expert - vi på yta.se är en kostnadsfri jämförelsetjänst för coworking. Vi har en realtidsuppdaterad databas med allt utbud på coworkingmarknaden och har långvarig erfarenhet av att hjälpa bolag hitta och hyra flexibla kontorslösningar.
• Få en shortlist - efter att ni berättat för er expert om era behov tar vi fram en skräddarsydd shortlist med förslag där ni ser planritning, pris, storlek med mera.
• Gå på visningar. Vi rekommenderar att man tittar på 3-5st alternativ under en förmiddag. Er expert bokar in alla visningar på en tid som passar er ledningsgrupp.
• Förhandla och skriv avtal - er expert hjälper er att granska avtalet och se till att ni får den bästa möjliga dealen.

Prata med en expert på flexibla kontor

Pär Lövgren - Kontorsexpert

Kom i kontakt

Om yta.se

yta.se är en förmedlingstjänst för kontor som enbart arbetar med coworking. Vi hjälper årligen hundratals företag med att hitta rätt coworkinglösning för deras team. Vår tjänst går ut på att delvis upprätthålla och uppdatera en databas av alla kontorsrum på coworking samt kombinera det med ett team av experter som hjälper hyresgästen från start till slut med att hitta rätt kontor. Våran tjänst är 100% kostnadsfri då vi i slutändan tar betalt från coworkingoperatören ni hyr utav.

Intresserad av att veta mer? Ta ett förutsättningslöst möte så berättar vi gärna mer om hur coworking kan fungera för just er organisation.