Tips till dig som söker efter lediga lokaler i Stockholm

Att komma igång och hitta en ledig lokal

Om du, liksom alla företag någon gång gjort, påbörjat en sökning efter nya kontorslokaler har förmodligen även du inlett med frågan:

Hur mycket kommer hyran vara för min nya lokal?

Det finns en uppsjö olika faktorer i att hyra en lokal, och hyran är bara en utav dem. I följande inlägg ska vi försöka redogöra för några av de faktorer som kommer att få dig att älska eller hata ditt val av lokal om ett par år.

1. Timing

Den tid det tar att hitta rätt kontorslokal är proportionell till storleken på lokalen och hur mycket utrymme din organisation behöver tillgå.

En mindre företag med 1-3 medarbetare kan flytta in i ett co-workingspace inom 24 timmar. Att hyra en lokal som rymmer ett tiotal medarbetare kan åstadkommas på ett par veckor, medan större förvärv eller lokaler kan vara ett månadslångt projekt. Det är många faktorer som behöver stämma!

I en undersökning där ett företag sökte kontorslokaler för 30-60 personer i augusti varierande möjliga inflyttningsdatum mellan mitten av November till Januari, alltså minst 2,5 månader bort. Efter att ha sökt igenom ett femtiotal lokaler hade de valt ut tre stycken de gillade och ansåg passande för deras ändamål. Två av dessa lokaler stod redan färdiga och var tillgängliga för inflytt i mitten av november, medan det tredje inte var helt färdigbyggd och därför inte tillträdesbar förrän tidigast januari.

Som generell riktlinje borde man avsätta minst en månad för lokalsökande och åtminstone två månader för förhandlingar och renoveringar/utbyggnader.

2. Vanliga misstag vid förhandlingar

Att hitta och förhandla ett hyresavtal för en kontorslokal kan vara en långdragen och komplicerad process som kan innebär onödiga kostnader i slutändan. Många hyresgäster som söker efter en ny lokal gör ibland misstag som missgynnar dem i slutändan och nedan följer en lista med några av de vanligaste misstagen:

  • Stirra sig blind på kostnader.

  • Lämna förhandlingarna till sista minuten.

  • Inte inse organisationens faktiska storleksbehov.

  • Tveka om det ligger ett bra bud på bordet och därför gå miste om tillfället.

  • Fatta beslut utan att först ha klarlagt fastighets- och affärsobjektiv.

  • Inte använda sig av en internt utsedd projektledare för sökning och förhandling.

  • Inte förbereda sig för eventuella expansioner.

  • Inte inkorporera en “exit-strategy” i ett hyresavtal, dvs terminering eller alternativ för sammandragning.

3. Rådfråga de anställda

Företagets lokaler berör alla inom organisationen. För att kunna utvärdera hur de anställda ser på flytten och hur den kommer påverka dem är det en bra idé att göra en enklare undersökning, nedan följer några exempel på frågor som kan ingå i en sådan undersökning:

  • Vad är din dagliga restid i minuter?

  • Ungefär hur mycket av din personliga budget går till att pendla till kontoret?

  • Reser du i nuläget kommunalt för att ta dig till kontoret? Om ja, hur ofta?

  • Vore förekomst av närliggande kommunaltransport en förenkling för dig?

  • Om du hade behövt resa 25 km längre för att komma till arbetsplatsen, hur hade det påverkat ditt beslut att stanna hos företaget?

  • Om du hade behöver köra 20 minuter längre, hur hade det påverkat samma beslut?

  • Hur frekvent besöker du restauranger och andra inrättningar i närheten av nuvarande arbetsplatsen?

  • Skulle en flytt längre från dessa inrättningar ha en påverkan på ditt dagliga arbete?

  • Tror du att en flytt till en ny arbetsplats skulle ha en positiv eller negativ påverkan på de anställdas tillfredsställelse, moral och övergripande produktivitet?

  • Tror du att en flytt av den nuvarande arbetsplatsen skulle gagna den övergripande affärsverksamheten i avseende synlighet och kundkontakt?

 

När svaren är ifyllda, enkäterna insamlade och sammanställda blir det enklare att få en övergripande bild över vilken inverkan flytten kommer ha på personalen. Beroende på hur svarsbilden ser ut kan det även vara nödvändigt överväga och söka efter alternativa platser för sina lokaler, eller att sökningen begränsas till lokaler inom en viss radie i närheten av den befintliga lokalen. Å andra sidan kan svarsbilden lika gärna visa att en längre flytt har sina fördelar, och då kan det vara aktuellt att kolla på lokaler i helt annorlunda områden sett till hyresnivå och närområde.

Läs med om hyresnivåerna i olika områden i vårt inlägg om snitthyror!

4. Rangordna dina prioriteter

Att välja kontorslokal är ett oerhört viktigt beslut, det kan ha en signifikant betydelse för företagets kultur och budget. Att ingå i ett hyreskontrakt är en seriös och långsiktig förpliktelse som kan göra eller förstöra företagets lönsamhet för flera år framöver.

En bra idé är att göra en lista över viktiga faktorer och rangordna dem efter deras prioritet. Detta är något som bör göras redan på planeringsstadiet så man eliminerar de opassande lokalerna direkt. Distribuera sedan denna lista, och eventuella andra problemfaktorer till ledningsgruppen för att skapa diskussion kring för- och nackdelar med flytten. Här följer några tips på vad en sådan lista kan innehålla:

  • Anpassningsbarhet för framtida expansioner.

  • Öppen planlösning eller privata kontor.

  • Kontorens utformning.

  • Möjlighet till potentiella anställningar i närheten.

  • Anställdas färdmöjligheter.

  • “Wow-factor” för besökare.

  • Omedelbara flyttkostnader.

  • Fasta månatliga kostnader.

  • Längd på kontrakt och långsiktiga kostnader.

  • Restauranger och andra inrättningar i närheten.

  • Tidsram för flytten.

Att diskutera dessa prioriteringar i grupp kommer ofta resultera i åsikter och preferenser som inte förväntats. Till exempel finns det de som inte kan arbeta utan direkt naturligt ljus, och andra som kräver en “biblioteksnivå” på ljudet i omgivningen. Läs mer om hur ditt företag kan hantera de vanligaste distraktionerna på ett kontor i ett tidigare inlägg: “Fem sätt att hantera kontorsdistraktioner”.

Sök efter Era nya lokaler direkt på yta.se