Bästa alternativen för hybridkontor

Vill ni kunna kombinera hem- eller distansarbete med möjligheten att arbeta från ett kontor men har svårt att få ihop den ekvationen med ett traditionellt kontor?

På yta.se är vi dagligen i kontakt med företag som ställer dessa frågor - och vägleder dem i processen att skapa ett hybridkontor där både alla medarbetare alltid har plats att vara, utan att man behöver betala för överflödiga kontorsytor.

Att ha ett så kallat hybridkontor har blivit ett vanligt inslag i dagens arbetssätt efter att många företag har gått över till att erbjuda möjligheten att arbeta från olika platser i varierande omfattning.

Kontorshotell som hybridkontor

Hur gör man då, rent praktiskt, med den fysiska arbetsplatsen där alla ska kunna få plats?

På ett kontorshotell kan man hyra ett kontor som är anpassat för så många man bedömer kommer vara på kontoret i genomsnitt. Man slipper betala för extra kvadratmeter som står tomma många timmar varje dag, som till exempel pentry, korridorer, mötesrum och badrum - utan dessa ingår i hyran och man betalar endast för de kvadratmeter man har på sitt kontor.

Själva kontoret som ni då betalar för på ett kontorshotell består endast av arbetsplatser. I anslutning till kontoret med arbetsplatserna finns pentryn, badrum, mötesrum, vilorum, loungeytor och allt man annars förväntar sig från en arbetsplats. Dessa ytor är gemensamma och delas med andra företag, medan den kontorsyta ni hyr och betalar för endast är för er. Läs mer om vad ett kontorshotell är.

För det större företaget är det inte ovanligt att man hyr en egen avdelning på ett kontorshotell som hybridkontor. Då finns möjligheten att lägga till egna loungeytor, mötesrum badrum och pentryn till exempel. Man behåller flexibiliteten avtalsmässigt och har fortfarande tillgång till kontorshotellets övriga, vanligtvis tusentals kvadratmeter av lounger att arbeta i och umgås på.

Fördelar med hybridkontor

Det finns många fördelar med att välja hybridkontor framför något annat.

• Flexibilitet: Både för anställda men även för kontorsbudgeten.
• Ökad produktivitet: Genom att erbjuda anställda att arbeta på distans eller på kontoret kan de välja vad som passar dem bäst för varje given dag, vilket ökar motivationen och minskar distraktioner.
• Bättre work-life balance. Hybridkontor möjliggör mer flexibilitet och att man kan anpassa arbetet mer efter personliga behov, och kan därmed minska stress och öka trivsel på arbetsplats.
• Minskad smittspridning. Med hjälp av ett hybridkontor kan man begränsa hur många som är på kontoret.
• Attraktivitet som arbetsgivare: Genom att erbjuda sina anställda möjlighet att jobba från var det passar dem bäst kan man attrahera talanger som antingen fördelar att arbeta i kontorsmiljö eller från andra platser.

Fördelarna med ett hybridkontor är framförallt att det ger anställda möjlighet att anpassa sin arbetsdag efter sina personliga behov, och att det kan minska stress och öka motivationen. Det kan också spara tid och pengar för anställda som annars skulle ha behövt pendla till kontoret varje dag. Samtidigt ger det företaget möjlighet att minska kostnaderna för kontorsutrymme och annan infrastruktur.

Hur kan ett vanligt upplägg med hybridkontor se ut?

Ett vanligt upplägg för hur företag gör med hybridkontor är att anställda erbjuds möjligheten att arbeta från kontoret en eller flera dagar i veckan. Vanligtvis för att delta i möten, samarbeta med kollegor eller utföra uppgifter som kräver fysisk närvaro.

Resterande dagar arbetar anställda på distans vilket ger dem möjlighet att välja själva var de vill arbeta från.

För att stötta detta behöver man som företag säkerställa att vissa resurser finns på plats. Framförallt i form av de digitala verktyg man behöver kunna tillgodose sina anställda med för att underlätta kommunikation och samarbete. Några saker att tänka på här:

• Videomöten: Se till att er organisation har en tjänst för att möjliggöra videomöten som fungerar för alla.
• Dokument och excelark: Se till att ni digital leverantör av diverse dokument och excelark.
• Signering: Det finns idag otaliga tjänster för digitala signeringar. Se till att ha något på plats innan ni går över till ett hybridkontor.
• Vardaglig arbetskommunikation: tjänster som Slack, Skype eller WhatsApp fungerar utmärkt för snabba meddelanden mellan hela teamet eller enskilda medarbetare.

Hybridkontor anpassade för er verksamhet

På yta.se hjälper vi hundratals företag varje år att både skapa och hitta precis rätt kontorslösning för dem. I takt med att marknaden har utvecklats arbetar vi nu uteslutande med kontorshotell då detta är vad som har efterfrågats mest. Vi är experter på marknaden och vet vad som är möjligt att göra och inte göra.

I takt med att hybridkontor blivit allt vanligare har kontorshotell- och coworkingmarknaden fått sig ett ordentligt uppsving och allt fler anläggningar öppnar. Vi är ofta med operatörerna i dialogerna kring hur de ska tänka med nya anläggningar vilket möjliggör för oss att sedan kunna erbjuda dessa till företag som söker flexibla arbetsplatser och hybridkontor. Är man tidigt ute är det inte alls ovanligt att operatörerna bakom kontorshotellen skräddarsyr ytor för företaget som vill hyra kontor hos dem.

Tveka inte att kontakta oss om ni går i tankar på hybridkontor så hjälper vi er skapa en lösning som fungerar.

Prata med Pär om ert framtida kontor

Pär Lövgren - Kontorsexpert

Få hjälp med att hitta rätt kontor

Utmaningar med hybridkontor

Allt är inte guld och gröna skogar och det finns, som alltid, utmaningar att ta hänsyn till. Genom att känna till dessa på förhand minimerar man risken att utmaningarna blir förödande.

• Tekniska hinder: Som nämnt ovan behöver man ha dessa saker på plats för att möjliggöra en effektiv hybribarbetsplats.
• Kommunikationsproblem: Kommunikation är A och O för en framgångsrik hybridarbetsplats, men det kan vara svårt att upprätthålla en regelbunden och effektiv kommunikation när anställda arbetar på olika platser och vid olika tider. Organisationer behöver därför hitta sätt att hantera dessa utmaningar, till exempel genom att använda digitala kommunikationsverktyg och upprätthålla regelbundna möten.
• Känsla av isolering: Anställda som arbetar på distans kan uppleva en känsla av att vara isolerade från resten av teamet eller organisationen, vilket kan påverka deras motivation och produktivitet. Man behöver hitta olika sätt att främja samarbete, gemenskap och en känsla av tillhörighet för alla anställda oavsett var de arbetar från.
• Svårt att upprätthålla kultur och värderingar: En organisation eller ett företag kan ha en stark kultur och gemensamma värderingar, men det kan vara svårt att upprätthålla dessa när anställda arbetar på olika platser. Som företag behöver man därför hitta sätt att skapa en gemensam kultur och upprätthålla företagsvärderingar, även på distans.
• Risk för säkerhetsproblem: Hybridkontor kan öka risken för säkerhetsproblem, till exempel genom att anställda använder osäkra nätverk eller enheter när de arbetar på distans. Företag behöver därför ta säkerhetsåtgärder för att skydda företagsdata och system.

Sammanfattningsvis om hybridkontor

Sammanfattningsvis kan man säga att hybridkontor, som kombinerar fördelarna med både distansarbete och kontorsarbete, kan vara ett framgångsrikt sätt för organisationer och företag att skapa en flexibel och anpassningsbar arbetsmiljö som passar deras anställda.

Hybridkontor kan bidra till att öka produktiviteten, förbättra work-life balance, minska kostnader för arbetslokaler och personal, och locka till sig och behålla talanger. Men det finns också utmaningar att övervinna, såsom att säkerställa effektiv kommunikation och samarbete, hantera tekniska hinder, hantera hälsa och säkerhet samt upprätthålla en stark företagskultur.

För att lyckas med hybridkontor är det viktigt att organisationer har en väl genomtänkt plan och strategi, samt att de är flexibla och anpassningsbara till förändringar och nya omständigheter.