Steg för steg: checklista för kontorsflytten

Dags för ny företagsadress? Att genomföra en kontorsflytt är en spännande förändring för hela verksamheten, men själva flytten kan ibland kännas överväldigande. I synnerhet om man genomför en flytt från ett stort traditionellt kontor till ett kontorshotell, vilket oftast är det vi på yta.se hjälper till med.  

Det finns mycket att tänka på och att planera för att flytten ska bli en så smidig process som möjligt och inte dra ut över flera dagar eller veckor. Men oroa dig inte, i det här inlägget kommer vi gå igenom precis allt du behöver tänka på inför kontorsflytten, och steg för steg ta er genom hela processen. Oavsett om ni ska flytta till ett större kontor, mindre kontor, eller bara för ombytets skull.

Steg 1: Börja i rätt ände

Beroende på vilket typ av kontorsavtal ni har idag behöver ni i god tid se över hur lång uppsägningstid ni har. Om ni blir tvingade att säga upp eller lämna avtalet i förtid kan det kosta er depositionen ni la när ni skrev på för ert kontor.

Vanligtvis handlar det om 9 månader men kan i många fall vara avsevärt kortare. Hos många kontorshotell och coworkingspaces handlar det snarare om 1-3 månader. Här går vi igenom allt om hyresavtal på kontorshotell.

När ni väljer ert nästa kontor - fundera både en och två gånger kring hur era behov kommer förändras över de kommande 3 åren för att undvika att behöva genomföra fler flyttar än nödvändigt. Om flytten ska gå till ett eget traditionellt kontor är det nämligen i 90% av fallen ett 3-5 års avtal ni kommer att skriva, och därmed vara låsta till.

På yta.se är vi förespråkare av flexibla kontorsalternativ, som t.ex. på kontorshotell. Där man kan anpassa sin yta över tid och slipper skriva långa avtal.

Steg 2: Checklista för kontorsflytt

När ni väl bestämt för att flytta kontor är det dags att gå igenom listan nedan.

1. Se över ert nuvarande hyresvtal och vilken uppsägningstid ni har
2. Överväg hur era behov kommer se ut och förändras kommande år
3. IT och datorer - fundera kring hur allt detta kommer flyttas, och när, för att säkerställa ett bra arbetsflöde även under flyttens gång
4. Utse en en intern flyttkommitté som kan delegera, och ansvara för hela flyttprocessen
5. Begär offerter från flera flyttfirmor, om ni behöver en flyttfirma
6. Ta reda på om ni behöver flyttförsäkring
7. Sätt en budget vad flytten får kosta för att undvika onödigt höga flyttkostnader
8. Begär en detaljerad planritning över ert nya kontor
9. Flyttplan - kartlägg alla steg ni behöver göra för att säkerställa en smidig flytt

Steg 3: Kommunicera flytten

När ni väl säkerställt var och när flytten ska gå, är det viktigt att informera de som berörs.

1. Meddela er nuvarande hyresvärd och lämna en officiell uppsägning av ert avtal
2. Informera alla medarbetare när flytten kommer ske, och vart. I vissa fall kan det även vara bra att meddela varför man flyttar, och eventuella förändringar det innebär för de anställda
3. Sätt ihop en lista över alla övriga som behöver informeras
4. Boka ett flyttdatum med flyttfirman
5. Informera partners och leverantörer som använder er adress

Vilka ska man informera om en flytt egentligen?

• Kunder och samarbetspartners
• Leverantörer
• Eventuella organisationer man tillhör
• Er internetleverantör
• Er bank
• Ert försäkringsbolag
• Er telefonleverantör om ni har en landlina
• Bolagsverket
• Skatteverket

Steg 3: Förberedelser

All logistik och processer för flytten.

1. Inventera alla möbler ni ska ta med er till er nya företagsadress
2. Köp eventuella nya möbler vid behov
3. Ordna med förvaring av saker ni inte behöver på det nya kontoret
4. Sälj saker ni eventuellt inte behöver alls
5. Boka eller sätt upp lappar på parkeringsplatser och/eller hissar och informera om ert flyttdatum
6. Boka en städfirma och flyttstädning för ert nuvarande kontor efter ni flyttat ut
7. Gör klart med alla passerkoder, blippar och nycklar för ert nya kontor
8. Skicka en detaljerad planritning med möbler och rum markerade till flyttfirman, eller boka ett möte med dem på plats och gå igenom allt
9. Ta fram en detaljerad plan och agenda för dagen ni genomför flytten för era anställda för att undvika förvirring och förlorad arbetstid

Steg 4: Genomför flytten

När flyttdagen väl kommer ska ni känna er väl förbereda. Nedan följer några saker att tänka på.

1. Bra internet är prio ett. Inget är värre än att komma till sitt nya kontor och att saker inte fungerar.
2. Säkerställ att all form av IT och telefoni fungerar.
3. Se till att alla möbler ställs på rätt plats
4. Se till att det finns förfriskningar till de som är med och hjälper till med flytten
5. Ha era nödkontakter nära till hands om frågor skulle uppstå
6. Sätt ihop en planeringskommitté som planerar inflyttningsfesten

Steg 5: Bosätt er i nya lokalerna

Snyggt! Ni har nu flyttat in i ert nya kontor. Bara några få saker kvar innan ni kan slappna av helt.

1. Se till att alla ytor är definierade, och kommunicerade till de anställda. Var finns det tysta rum och var kan man ta samtal?
2. Säkerställ att alla datorer och övrig IT fungerar och är installerade
3. Sätt upp telefonlinjer om ni har fasta
4. Uppdatera er hemsida med er nya adress
5. Vid behov, ändra interna kontaktlistor
6. Genomför en detaljerad koll av det nya kontoret och anmäl eventuella skador till antingen fastighetsägaren eller flyttfirman
7. Kolla att ni har fått tillbaka er deposition
8. Hämta in alla gamla blippar, nyckelkort och/eller nycklar till det gamla kontoret och lämna tillbaka dessa
9. Dela ut nya blippar, nyckelkort och/eller nycklar till det nya kontoret till alla anställda

Steg 6: Fira!

Grattis! Ni har nu förhoppningsvis genomfört en smidig flytt utan att ert dagliga arbete påverkades allt för mycket. Det är nu dags att släppa flyttstressen och slappna av. Vi hoppas checklistan var till hjälp, och nästa gång ni behöver flytta kontor vet ni vem ni kan kontakta för att hitta rätt kontor.