Simployer valde Big Office – egen kultur, delad kapacitet på 7A Posthuset

Simployer är ett nordiskt HR-tech-bolag och leverantör av HR-system och experttjänster inom HR. Bolaget har flera kontor i Norge, Sverige och Polen och det senaste året har bolaget etablerat nya kontorsytor i samtliga länder och valt Big Office alternativ.

I Sverige är de runt hundra medarbetare och har ett tydligt hybridsätt att arbeta. När deras tidigare, egna kontor, inte längre stödde vardagen med två våningsplan som skapade silos, ett läge som inte arbetade för varumärket och en kostnadsbild som kändes fel för hybridarbete - valde de en nystart efter ett förvärv. Lösningen blev ett Big Office på 7A Posthuset: en egen privat yta med fullservice och tillgång till tusentals extra kvadratmeter coworking, konferenslokaler, lounger och service.

Från utspritt till samlat - varför de flyttade

Beslutet handlade inte om en dramatisk händelse utan om många små sanningar som pekade åt samma väg. Två våningsplan gjorde att teamen sällan såg varandra. Läget gav inte effekten man ville i rekrytering och kundrelationer. Samtidigt krävde hybridmodellen en mer flexibel och skalbar kontorslösning. Målet blev därför att samla människor bättre, minska friktionen i samarbetet och ha kapacitet som går att skruva upp och ner i takt med verksamheten.

Vi önskade en flexibel lösning som vi kan skala i vår egen takt. Hybrid är vår vardag – kontoret ska hjälpa, inte hindra.

Varför Big Office?

Två saker vägde tyngst: service/stödfunktioner på plats och flexibilitet. I Big Office får Simployer en egen, avgränsad och sammanhängande arbetsmiljö - men med full tillgång till reception, drift, teknik, städ och säkerhet - inkluderat. Dessutom får de obegränsad tillgång ytor som finns runtom i huset; kurser, konferenser och egna event kan läggas i Posthusets större konferenslokaler ad hoc, i stället för att själva behöva bära på, och betala för, stora ytor året runt. Det är egen kultur, med delad kapacitet när det behövs.

Varför 7A Posthuset?

Läget var mest avgörande. Posthuset ligger precis mittemot Centralstationen – enkelt för både medarbetare och kunder att ta sig till, med restauranger och service utanför dörren. Lokalerna i sig – deras utformning och placering i huset – kändes rätt från start. Och servicenivån nämndes gång på gång: front desk och personalen i huset är lösningsorienterade och service minded.

Kanske förväntat – men 7A:s front desk och personal sticker verkligen ut. De är serviceminded och små problem löses snabbt.

Så funkar vardagen nu

Simployers kärnyta är planerad för hybridarbete och rotation. Man arbetar med ett större samarbetsrum och ett mindre, mer fokuserat rum som nav. I början var det ovant att inte ha ”hur många interna mötesrum som helst”, men det har också drivit fram en nyttig beteendeförändring: fler snabba avstämningar i mindre rum/poddar och aktiv användning av loungerna och de externa mötesrummen i huset när fler är inne.

Det ger dessutom integritet när samtal kräver mer avskildhet – man behöver inte sitta axel mot axel med en kollega för att kunna hantera personal- eller kundfrågor.

En sak som finjusteras är gästflödet till det större interna mötesrummet; idag passerar besökare ibland rakt igenom arbetsytan. Det skapar onödigt brus, men det går att lösa med enkla planlösningsingrepp.

Första månaden - energi och ny standard

Teamens reaktion var tydlig i början: pepp på nystart och att sitta samlade på en gemensam yta. Efter några veckor blir det nya snabbt vardag - vilket också är poängen. Syftet var aldrig att tvinga folk till kontoret eller öka närvaron nödvändigtvis - utan snarare göra så att de som kommer till kontoret får ut så mycket som möjligt från det: lättare att se varandra, enklare att få till rätt möten, smidigare vardagsflöde.

Rekrytering och employer branding? För tidigt att säga – intervjuerna har mestadels varit digitala efter flytten – men läge, miljö och service ger bra förutsättningar när fler processer flyttar in i huset.

Rådet till andra större bolag

Simployers tips är enkelt och konkret: prioritera flexibilitet i planeringen.
Det betyder två saker i praktiken:
Ytor för att samla människor när tempot kräver det – allt från snabba syncar till workshops.
Egen, tyst kapacitet – poddar/små rum/fokuszoner för uppgifter som kräver lugn.
När den kombinationen sitter blir Big Office inte bara ett kontor, utan en skalbar arbetsmodell som håller över en lång tid.

Yta.se:s roll

Simployer lyfter Yta.se som ett konkret stöd genom hela resan: relevanta lokalalternativ, en tydlig kostnadsjämförelse mellan tidigare, eget kontor och fullservice, närvaro vid visningar samt stöttning i förhandlingar. Det gjorde processen snabbare, tryggare och mer datadriven.

Med ett Big Office på 7A Posthuset har Simployer gått från utspridd yta till samlad kraft, med service och kapacitet på plats när den behövs. För stora organisationer i hybrid vardag visar caset på ett tydligt alternativ: egen kultur + delad kapacitet = mindre friktion, mer fokus.