Konsten att välja kontor
Öppet kontorslandskap, enskilda rum, eller kanske något helt annat? Att välja kontorstyp är inte helt enkelt, men visst finns det några saker att tänka på.
Enskilt kontor – om medarbetarna själva får välja
I enskilda kontor sitter medarbetarna i egna arbetsrum vilket kan vara bra om man behöver kunna koncentrera sig på en uppgift under en längre tid. Undersökningar visar även att enskilda kontor är den kontorstyp som oftast efterfrågas av medarbetarna själva. Samtidigt minskar möjligheten till social interaktion. Enkla frågor som kunnat besvaras på ett par sekunder mailas istället fram och tillbaka, eller så ställs de kanske inte alls. Dessutom blir det svårare att göra mer omfattande förändringar av lokalerna utan att det medför stora omkostnader.
Kontorslandskap – Öppna ytor till ett billigare pris
Sedan 1970-talet har det blivit allt vanligare med så kallade kontorslandskap där medarbetarna sitter samlade på en stor och öppen arbetsyta. En av de största fördelarna med att välja kontorslandskap framför enskilda kontorsrum är att lokalkostnaderna blir betydligt lägre. Genom att ta bort alla permanenta skiljeväggar och låta de anställda komma närmare varandra så sparar man nämligen in en hel del utrymme. Beräkningar visar att ett företag kan sänka sina hyreskostnader med cirka 20 procent genom att placera sin verksamhet i ett kontorslandskap. En öppnare planlösning gör det även lättare att anpassa den fysiska arbetsmiljön i förhållande till organisationens utveckling och expansion.
En annan grundläggande tanke bakom kontorslandskapen är att det ska bli lättare att kommunicera och stödja varandra genom hela arbetsprocessen. Under senare år har forskning dock visat att just avsaknaden av tydligt avgränsade rum kan få den rakt motsatta effekten. Dels minskar viljan att dela med sig av känslig information om risken för att andra kan höra är stor. Dessutom gör människans egna försvarsmekanismer att många sluter sig och blir mer inåtvända om de upplever att de inte har någon möjlighet att vara för sig själva.
Andra studier har även visat att kontorslandskapen kan ha en negativ inverkan på medarbetarnas koncentrationsförmåga. Ringande telefoner, samtal vid kaffeautomaten och surr från kopiatorn är alla exempel på störningsmoment som gör det svårare att fokusera på komplicerade arbetsuppgifter så som analys eller djupinläsning. För att bevara företagets effektivitet och medarbetarnas tillfredställelse måste man därför lägga extra mycket energi på att skapa en trygg och trivsam miljö. Att använda sig av portabla skiljeväggar och ljuddämpande inredning kan vara ett steg på vägen. Det bör även finnas särskilda utrymmen där man stänga in sig i samband med viktiga möten eller då man behöver arbeta extra fokuserat.
Flexibla kontor – frihet under ansvar
Ett tredje alternativ är flexibla kontor, eller aktivitetsbaserade kontor. Här har medarbetarna inga fasta arbetsytor alls utan väljer själva var och i vissa fall när de ska arbeta. På så vis blir det lättare att anpassa arbetssituationen i förhållande till de egna behoven. Just de flexibla kontoren har börjat dyka upp bland allt fler företag runt om i Sverige och kan kanske fungera som en gyllene medelväg mellan det öppna kontorslandskapet och det enskilda kontorsrummet. Dock kommer den ökade friheten, som de flexibla kontoren i bästa fall innebär, som så ofta med ett stort mått av ansvar.
Fem saker att tänka på innan du väljer kontor
- Utgå från ditt företags behov
Olika kontor passar olika företag. Tänk igenom vad ditt företag behöver för att uppnå er maximala kapacitet.
- Lås dig inte vid ett alternativ
När man påbörjat sitt sökande efter ett nytt kontor så är det lätt att snabbt låsa sig vid ett alternativ. Lek med flera olika alternativ och gör en ordentlig genomgång av marknaden.
- Engagera medarbetarna
Få saker skapar sådan irritation som när ledningen fattar viktiga beslut utan att först informera de anställda. Engagera dina medarbetare och låt dem komma med synpunkter och förslag!
- Var kreativ och tänk smart
Hur man inreder och möblerar sina lokaler har en stor betydelse för hur kontoret fungerar i slutändan. Även små förändringar och smarta detaljer kan ha stor betydelse för arbetsklimatet i hela företaget.
- Skapa tydliga riktlinjer
Att skapa tydliga riktlinjer för hur man ska bete sig i kontorets olika utrymmen kan vara ett sätt att öka trivselkänslan. Något som i sin tur ger nöjdare och effektivare medarbetare.
Lycka till i kontorsjakten!