Kontoret och Corona - En guide till hur företagare kan sänka kostnader

Marknadsteamet på yta.se

26 mar 2020 • 4 min read

Corona har slagit hårt mot näringslivet – vad har jag för handlingsutrymme som företagare när det kommer till kontoret?

Under de senaste veckorna har vi på yta.se haft många samtal med företag som har frågor och funderingar kring sina kontorslokaler och vad man har för möjligheter som hyresgäst. Kontoren är stor utgiftspost för många företag och under rådande situation är det klokt att se över hur ni kan sänka den utgiften.

Regeringen har föreslagit ett stöd åt företagare i sektorer som sällanköpshandel, hotell, restaurang och vissa andra verksamheter. Vi tror dock inte att detta kommer att täcka kontorshyror så vi rekommenderar företag att själva ta ansvar och se över sina möjligheter att hitta en lösning som gör att man kan kapa kontorshyran.

Nedan följer frågor och svar på vilka förändringar ni kan göra för att klara er ur denna situation på bästa möjliga sätt.

Kan jag säga upp eller kliva ur mitt kontorshyresavtal under rådande omständigheter?

Generellt nej, den avtalstid ni avtalat om gäller och ni har endast möjlighet att säga upp inför avtalets slut, vanligtvis 9 månader innan 3 eller 5 år. Av de fastighetsägare vi talat med säger de flesta att vid akuta behov kan anstånd med hyresbetalningar vara ett alternativ. Vanligtvis har hyresgästen även lagt en säkerhet mot hyresavtalet som riskerar att försvinna om hyran inte betalas. Vi delar gärna med oss av det senaste vi hört om vad fastighetsägare gör för sina hyresgäster i denna kris, hör av er!

Får jag hyra ut delar av mitt kontor?

Ja! Du har alltid rätt att hyra ut delar av ditt kontor enligt hyreslagen, så länge ni inte hyr ut till olämplig verksamhet. Detta kan oftast vara ett snabbt sätt att boosta likviditeten. Tänk på att ni i detta fall blir hyresvärd till er hyresgäst och står kvar på den ekonomiska risken. Det finns vissa undantag när det kommer till momsregler som bör kollas upp. Vi rekommenderar även att ni alltid för en dialog med er värd. Ta kontakt med en av våra kontorsexperter så kan vi vägleda er i att hitta hyresgäster, hur man bäst utformar avtalet och vilka fallgropar som behöver undvikas.

Kan jag hyra ut eller överlåta hela kontoret?

Ja, med hyresvärdens godkännande. Normen är att hyresvärden godkänner en överlåtelse om ni kan presentera en ekonomiskt trygg hyresgäst. Är ni i behov av att permanent komma ner i kostnad är det bäst att överlåta avtalet. På så sätt släpper ni även den ekonomiska risken helt och kan hitta ett billigare kontorsalternativ till er själva. Det enklaste är att ta hjälp av en mäklare för att sköta uthyrningen. Ta kontakt med oss så kan vi berätta mer om hur vi kan hjälpa till i en sådan situation samt hjälpa er att hitta en mer kostnadseffektiv lösning.

Kan jag betala hyra månadsvis istället för kvartalsvis?

Ja, det är allt som oftast möjligt mot motsvarande ränta. Det är dock alltid bäst att föra en dialog kring detta med er värd.

Vad gör jag om jag har 2 år kvar på mitt hyresavtal?

Behöver ni komma ut ur avtalet är ert bästa alternativ att överlåta avtalet eller hyra ut en del av er lokal. Vi hjälper många företag i er situation och kan ta ansvar för processen från start till slut. Kontakta oss så kan vi utvärdera era förutsättningar.

Vad finns det för kostnadseffektiva kontorslösningar på marknaden idag?

I ovissa tider rekommenderar vi företag att se över kontorsbehovet och leta efter den minsta möjliga ytan i kombination med ett flexibelt avtal. Många företagare missar att ta ställning till hur deras beläggningsgrad ser ut, det vill säga hur många ni är i snitt som befinner sig på kontoret samtidigt. Ett utmärkt alternativ är då att använda någon av de flexiblare lösningarna och avtalen som finns tillgängliga idag, där ni endast hyr den ytan ni behöver och skriver ett hyresavtal som är månader långt istället för år. Dessa lösningar brukar också inkludera möbler och övrig kontorsservice vilket innebär att ni snabbt kan komma på plats. Utöver flexibiliteten i avtal har även kontorshotell fördelen att när ni väl samlar alla på kontoret så finns det utrymme för alla kollegor i de gemensamma utrymmena som finns tillgängliga för alla hyresgäster.

Exempel på kostnadsbesparing: Ett företag med 40 anställda hyr idag ett kontor på 500kvm, betalar 300.000kr/mån i Stockholm City, har i snitt en beläggningsgrad på 60%. Det företaget skulle kunna hyra en egen avdelning i toppklass på ett kontorshotell i city för 30 arbetsplatser för runt 200.000kr/mån inklusive möbler och service. Detta blir en kostnadsbesparing på 100.000kr/mån.

Hur kan vi hjälpa er?

Vi söker nytt kontor     Vi behöver hyra ut kontor eller kontorsplatser     Vi behöver rådgivning

Här har vi samlat information från myndigheter om de stöd- och krispaket som finns tillgängliga för företag.

Informationen nedan uppdateras löpande. All denna information är relevant för dig som utsatt företagare och kommer från myndigheter i Sverige med länkar till respektive källa där utförligare information finns att tillgå.

Regeringen presenterade den 25 mars ett krispaket för svenska småföretag. Bland annat tillfällig rabatt för hyreskostnader i utsatta branscher och slopade arbetsgivaravgifter för 30 anställda.
Korttidsarbete (tidigare benämnt korttidspermittering) innebär att du som arbetsgivare kan minska dina anställdas arbetstid och få stöd från staten för att täcka stora delar av kostnaden. Stödet kommer att finnas tillgängligt att söka 7 april, men tillämpas redan från 16 mars och kommer att gälla under 2020 meddelar Tillväxtverket.
Arbetsförmedlingen har samlat bra information till dig som är arbetsgivare och som kanske måste säga upp eller permittera personal på grund av coronaviruset och covid-19.
Skatteverket meddelar att du kan få möjlighet att betala din skatt senare om du har betalningssvårigheter. Med anledning av coronaviruset har regeringen föreslagit nya regler kring hur du som företagare kan få möjlighet att betala din skatt senare, du får då så kallat anstånd. Anståndet kan omfatta arbetsgivaravgifter, preliminär skatt på lön och mervärdesskatt som redovisas kvartals- och månadsvis.
Är du i behov av finansiering kan du ansöka om lån hos Almi. Om du redan har lån finns det möjlighet att söka anstånd med amorteringar. Regeringen har föreslagit att Almi får ett kapitaltillskott på 3 miljarder kronor för att öka sin utlåning till små och medelstora företag i hela landet.
Riksbanken har beslutat att låna ut pengar för att hjälpa företag som drabbas ekonomiskt till följd av coronaviruset och covid-19. Det är banken som avgör villkoret för lånet och vilka företag som får lånet beviljat.
Regeringen har föreslagit att tillfälligt slopa karensavdraget. Det ska gälla från och med den 11 mars till och med den 31 maj 2020. När beslutet är fattat innebär det att du kommer kunna ansöka om ersättningen i efterhand hos Försäkringskassan.