Big Office - Flexibla kontor för större team

För många är coworking och kontorshotell synonymt med frilansare och mindre företag, men faktum är att det finns en uppsjö av flexibla kontorserbjudanden för team på mellan 20-100 anställda.

Historiskt har traditionella kontor varit en knepig produkt för växande företag, med krav på 3-5 åriga avtal och höga investeringskostnader. Som företagare är det nästintill omöjligt att sia om behovet av yta över 3 år och utfallet blir sällan som man tänkt sig. Utöver det är det stora investeringar i tid och pengar att etablera och drifta ett kontor, en kompetens som oftast inte finns in-house.

Som motpol till detta har coworking som marknad exploderat genom korta bindningstider och ett tjänstefierat koncept som selling point. För större team har möjligheten att hyra en egen avdelning, ett så kallat big office, seglat upp som ett alltmer populärt alternativ. Big office är en hybrid mellan ett eget kontor och coworking, där företag hyr egna avskärmade avdelningar men fortfarande nyttjar gemensamhetsytor och servicen som erbjuds av kontorshotellet.

Branschen har inte kommit överens om ett samlingsnamn för konceptet ännu, men de vanligaste namnen är big office eller flexoffice. Oavsett vad det kallas innebär det alltid ett kontor i form av en egen avdelning på ett kontorshotell, med korta bindningstider och service inkluderat.

I den här guiden kommer vi gå igenom vad en big office är för något, hur det fungerar, för- och nackdelarna med produkten jämfört med ett traditionellt kontor, samt hur man bäst hittar ett big office för ens team.

Vad är big office?  

Big office är en hybrid mellan ett eget kontor och ett kontorshotell som fokuserar på korta avtalstider och att all drift sköts av operatören.

Hyresgästen hyr en egen avdelning på ett kontorshotell som ofta inkluderar arbetsplatser, en lounge-yta och något eget mötesrum. Därutöver nyttjar hyresgästen tusentals kvadratmeter ytterligare yta på kontorshotellet i form av lounger, matsalar, mötesrum med mera. Tillgången till extra yta innebär ett avsevärt mindre behov av kvadratmeter inom den egna ytan.

Förutom att det är en flexibel och kostnadseffektiv lösning i hybridarbetets tid, är det även förstklassiga kontor som kan skämma bort även den mest kräsne medarbetaren.

Det som ingår

• 3-12 månader bindningstid
• Medlemsskap till samtliga anställda
• Full service - ta bara med er era laptops. Möbler, internet, frukost, städning - allt ingår på en faktura
• Utöver den egna ytan får ni tillgång till tusentals kvadratmeter på anläggningen med loungeytor, pentryn, mötes- och konferensytor och gym för att nämna några

Big office i praktiken - ett exempel för bolaget med 50 anställda

Låt oss göra ett räkneexempel för ett bolag med 50 anställda som letar kontor centralt i Stockholm City. Vi jämför ett traditionellt eget kontor på ett 3-årigt avtal med ett big office på ett kontorshotell med ett 1-årigt avtal.

Eget kontor

För ett företag med 50 anställda räknar vi med att de har en beläggningsgrad på kontoret om 50%, en normal nivå i dagens arbetsvärld. Det innebär att de har ett behov för 25 fasta arbetsplatser men också möjligheten att samlas när alla 50 väl är inne.

På ett traditionellt kontor hade detta inneburit att företaget behövt hyra 5-600kvm. Ett modernt eget kontor har en kapacitet på 10kvm/arbetsplats. Äldre kontor med sämre ventilation kan gå ned mot 20kvm/arbetsplats. Då ingen extra yta finns tillgänglig och avtalet skrivs på 3 år, väljer de flesta bolag att ta tillräckligt med yta för att kunna ta emot alla när de väl är inne, vilket innebär att man ofta kommer upp i över 500kvm.

Centralt i city får du räkna med 8.000kr/kvm/år i varmhyra för en lokal med schysst standard. Det innebär 500kvm * 8.000kr/kvm/år = 4.000.000kr/år i varmhyra, eller 333.000kr per månad. I detta inkluderas inga övriga drift eller investeringskostnader så som möblering, städning, kaffe, wifi, reception, posthantering med mera. Vi avrundar till 375.000kr/månad så är vi någorlunda nära sanningen för det egna kontoret.

Big office för 50 personer på kontorshotell

Med samma antagande som ovan kan företaget istället räkna med ett behov utav 25st fasta arbetsplatser i den egna ytan. För de tillfällen fler kommer in så finns det massvis med ytterligare utrymmen som kan användas för dessa personer, vilket innebär en sänkt kostnad för det egna kontoret.

För big office brukar vi räkna med cirka 5kvm per arbetsplats för att uppnå en luftig miljö som lämnar plats för lounge och mötesrum. Arbetsplatserna i sig får plats på cirka 3kvm per arbetsplats, vilket innebär 75kvm för arbetsplatser och sedan så mycket man vill ha och känner behov av, i form av lounge och egna mötesrum utöver det som finns i gemensamhetsutrymmen. Detta lämnar plats för 2 egna mötesrum (25kvm), några telefonbås (10kvm), och en loungeyta (40kvm).

150kvm big office yta med medlemskap för 50 personer skulle kosta 225.000 - 300.000kr/månad, beroende på anläggning.  I det priset så ingår precis allt från städning till frukost, möbler och wifi, you name it. Bäst av allt, dessa avtal tecknas på 3-12 månaders bidningstid och är därför enkla att säga upp eller skala upp och ned efter behov.

Vad ingår i big office?

Ett big office erbjudande innehåller följande saker:

• Egen avskärmad avdelning som endast ni har access till, ofta med egen ingång
• Möjlighet att skräddarsy den egna ytan genom att ändra planlösning eller sätta er egen prägel
• Medlemskap för era anställda som ger 24/7 access till eran yta och resten av anläggningen, samt samtliga andra anläggningar som operatören har (ofta många i samma stad!)
• All service och möblemang
• 3-12 månaders bindningstid (jämfört med 3-5 år för eget kontor)
• 1-2 månaders hyra i deposition (jämfört med 6 månaders hyra för eget kontor)
• Tusentals kvadratmeter av gemensamma ytor som står för ert förfogande, lounge, pentry, mötes och konferensrum
• Ofta finns även andra faciliteter så som gym, omklädningsrum, cykelrum och parkering

Vad ska man tänka på när man hyr en big office?

På yta.se har vi lång erfarenhet av att hjälpa företag att hitta och hyra större flexibla kontorslösningar, och har med det samlat på oss en hel del tips. I vår process är vi med från sök till avslut och vet vad nycklarna till framgång är.

• Hur ser beläggningsgraden ut på ert kontor? Många överskattar hur många som faktiskt är inne på kontoret. Ofta är verkligheten lägre än 50%. Gör en undersökning!
• Operatören är lika viktig som ytan i sig. Dels i hur många anläggningar och kvadratmeter som finns till ert förfogande, men också i vad som ingår och känslan på plats kan variera stort.
• Placeringen av ert kontor i anläggningen. Finns det någon schysst lounge i närheten, samt var är närmaste externa telefonbås och mötesrum? Att ha sådant precis utanför dörren kan göra att det egna kontoret känns större.
• Tänk igenom hur ni använder mötesrum - och ta så få som möjligt själva. Det är onödigt att alltid betala för en yta som ni bara används ibland.

Hur hittar man ett big office?

För det första, med flexibla kontor behöver man inte alls ha samma framförhållning som med traditionella kontor som ofta kräver att man är ute 9-12 månader innan inflytt. För att hyra ett big office räcker det med att vara ute någon månad i förväg, och upp till 1 år.

Idag finns det över 200st kontorshotellsanläggningar bara i Stockholm. Tyvärr är det en färre mängd som erbjuder big office, även om det ökar. Vår grej på yta.se är att hålla koll på exakt vilka ytor som finns tillgängliga på vilka kontorshotell just nu, genom att vi i realtid får uppdateringar av alla operatörer och lägger in dessa i vår databas. Det innebär att vi vet om alla för tillfället passande big offices på marknaden och kan hjälpa er navigera i djungeln väldigt effektivt.

Börja gärna genom att ta en titt på vår marknadsplats, där mycket finns listat och ni kan enkelt boka en visning. Men för större team som letar big offices rekommenderar vi att ta hjälp av våra kontorsexperter. Tjänsten är kostnadsfri och innebär att vi hjälper er från start till slut med hela er kontorsjakt.

• Vi börjar med ett samtal och går igenom era behov och förutsättningar, samt berättar om hur marknaden ser ut
• Er expert tar fram en shortlist i vår digitala platform med förslag som passar just er, komplett med bilder, hyra, villkor med mera. Allt underlag ni behöver för att jämföra helt enkelt!
• Er expert bokar in er på 1 eller 2 visningsrundor så att ni får möjligheten att komma ut och se många alternativ på en gång. Vi koordinerar allt åt er
• Er expert hjälper er samla in offerter och är en hjälpande hand i förhandlingarna för att se till att ni får den bästa möjliga dealen

Anledningen till att det är gratis är att vi tar betalt utav hyresvärden vid affär. Vi på yta.se hjälper hundratals företag varje år att hyra flexibla kontor, och våra experter har järnkoll på hela marknadens utbud.