Detta blogginlägg är en del av en serie av inlägg som handlar om hur du som företagare kan förbättra processen att hitta nya kontor för ditt företag. Målet är att ge dig en vägledning i sökandeprocessen och optimera ditt val av nya kontor. Serien består av tre delar och gör dig till en expert på att hitta lediga kontor som är optimala för din verksamhet.

Tre anledningar till att ditt företag bör sitta i bättre kontor:

1. Möjliggör ditt företags fulla potential

2. Lättare att attrahera kompetenta medarbetare

3. Ökad produktivitet för dina medarbetare

När ditt företag står i tagen att flytta och byta kontor, finns det en del viktiga saker att tänka på för att göra ett bra byte. Vid en flytt får du som företagare möjligheten att inte bara byta kontor och hitta något som passar din verksamhet bättre så som den ser ut idag, utan också chansen att välja ett kontor som ligger i linje med företagets mål och vision. I detta inlägg går vi igenom tre viktiga saker att tänka på redan vid analysfasen av ert nya kontor.

1. Identifiera eller sätt upp långsiktiga mål för din verksamhet

Det första du bör göra är att gå igenom ditt företags långsiktiga mål. Var vill ni vara om tre, fem eller tio år? Det är viktigt att redan nu planera för framtida nyanställningar och verksamhetsutvecklingar. Ett nytt kontor är en långsiktig investering och därför bör beslutet att byta företagslokaler vara väl genomtänkt och grundat i verksamhetens mål.

Ett exempel skulle kunna vara: 

"Exempelföretag AB ska över tid visa en årlig organisk omsättningstillväxt om 5 %"

Detta mål kan sedan brytas ned ytterligare i så kallade "Möjliggörare" som förklaras i kommande steg.

2. Bryt ned målen i "Möjliggörare"

När du skrivit ned de långsiktiga målen på ett papper, börja med att bryta ned varje mål i så kallade ”möjliggörare”. Tänk dig att för att uppnå målet så behöver du ha rätt förutsättningar i ditt framtida kontor, vilken förutsättning anser du att du behöver?

Ett exempel:

Långsiktigt mål: Organisk omsättningstillväxt om 5 % årligen

Låt oss då kolla på verksamheten. Föreställ dig att exempelföretaget har 20 anställda och idag omsätter 30 MSEK årligen. Det resulterar i 1,5 MSEK omsättning per anställd. Det innebär att, givet att ingen effektivitetsökning kan göras på varje anställd årligen, det vill säga, man arbetar idag så mycket som det bara går, så kommer en treprocentig omsättningsökning leda till att företaget inom ett år behöver anställa minst en ny anställd (tillväxt under ett år resulterar i en omsättning på 31,5 MSEK). Det leder oss in på en möjliggörare för detta omsättningsmål:

Möjliggörare: Ett kontor som har kapaciteten att öka med åtminstone en anställd per år om målet skall kunna uppfyllas.

Genom att bryta ned alla de mål som är uppsatta för ditt företag och tänka igenom ifall det finns kritiska möjliggörare som är kopplade till de kontor ditt företag sitter i, så får du en övergripande bild av vad som kommer vara viktigt för dig att hålla utkik efter i din sökandeprocess. Detta ger även ett tillfälle att ser över din verksamhet och det är inte minst bara det väldigt nyttigt.

3. Varje "Möjliggörare" ger upphov till konkreta egenskaper som är viktiga för ditt företags framtida konntor

När du väl satt upp viktiga möjliggörare för ditt företag och gjort ett gediget analysarbete för din framtida verksamhet är det dags att sätta upp konkreta egenskaper som nödvändiga för ditt företags framtida kontor.

Bryt ned dina möjliggörare i fysiska faktorer, och ett bra sätt att göra detta är genom att skapa en matris. Då får du också en snabb överblick vilka faktorer som du bör prioritera i ditt val av kontor. Nedan ger jag ett exempel som är en vidareutveckling av ”Möjliggöraren” vi tog fram i steg 2.

Tabell: Översikt av kritiska faktorer för att möjliggöra verksamhetens långsiktiga mål.

Kryssen som placeras ut är för att markera att denna faktor anses vara en viktig del i att kunna uppfylla ”möjliggöraren”. När hela matrisen är ifylld, med alla möjliggörare blir det enkelt att identifiera de faktorer som bör prioriteras först. I detta exempel bör en öppen planlösning samt tillgång till eget kök vara två prioriterade egenskaper för de kontor som ditt företag i framtiden ska sitta i.

Med detta som grund är du nu redo för att börja söka efter lediga kontorshotell i Stockholm, spara tid och pengar samt öka chanserna för att du hittar ett kontor som är optimal för just din verksamhet. I del två av denna bloggserie kommer jag gå igenom hur du i praktiken kan söka efter kontor. Vart börjar du som företagare? Vad är viktigt att tänka på? 

Lycka till!